Bur n. 3 del 12 gennaio 2016

Materia: Referendum

Circolare n. 3 del 30 dicembre 2015

"Determinazione criteri e modalità di rendicontazione delle spese sostenute dai Comuni per l'effettuazione delle consultazioni referendarie regionali".

Si premette che i referendum consultivi regionali trovano fondamento, oltre che nell’articolo 133, comma secondo, della Costituzione, nell’articolo 27 della legge regionale statutaria 17 aprile 2012, n. 1 “Statuto del Veneto”, e che ai sensi dell’articolo 17 della legge regionale 12 gennaio 1973, n. 1 “Norme sull’iniziativa popolare per le leggi ed i regolamenti regionali, sul referendum abrogativo e sui referendum consultivi regionali”, le operazioni riguardanti i referendum consultivi, per gli aspetti organizzativi ed amministrativi, spettano alla Regione che può avvalersi delle Amministrazioni comunali interessate ai referendum stessi.

In merito si rammenta che ai sensi dell’articolo 28 della legge regionale 1/1973, le spese per lo svolgimento dei referendum sono a carico della Regione e, se anticipate da Comuni o Province e Città Metropolitana, vengono rimborsate entro un anno dallo svolgimento delle operazioni.

Allo scopo di agevolare l’espletamento dei servizi relativi alle consultazioni referendarie regionali e per garantire il regolare pagamento delle spese, tutti i Comuni vorranno attenersi ai criteri e modalità di rendicontazione definiti dalla presente circolare, utilizzando altresì, per i dati e per la documentazione da trasmettere, i modelli allegati che costituiscono parte integrante della circolare.

Si richiama inoltre l’attenzione sul fatto che l’articolo 1, dal comma 398 al comma 401, della Legge 27 dicembre 2013, n. 147 “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato” (Legge di stabilità 2014), ha introdotto alcune rilevanti modifiche in materia di procedimenti elettorali intese a realizzare una minore spesa in occasione delle consultazioni elettorali e referendarie.

Alla luce della normativa suddetta si invitano, pertanto, le Amministrazioni Comunali preposte all’organizzazione e allo svolgimento della consultazione referendaria a razionalizzare i servizi al fine di realizzare un significativo contenimento della spesa.

Tutto ciò premesso si definiscono di seguito i criteri e le modalità di rendicontazione per le spese di che trattasi:
 

A) Spese ammissibili al rimborso effettuate dai Comuni per lo svolgimento della consultazione referendaria.

1) Competenze da corrispondere ai componenti dei seggi elettorali.

Gli articoli 15, comma 2 quater e 26, comma primo, della legge regionale 1/1973, equiparano gli onorari fissi forfettari da corrispondere ai componenti degli uffici elettorali di sezione a quelli fissati dall’articolo 3 della legge 16 aprile 2002, n. 62 "Modifiche ed integrazioni alle disposizioni di legge relative al procedimento elettorale”; pertanto gli onorari da corrispondere attualmente risultano i seguenti:

I Comuni dovranno corrispondere detti onorari senza operare alcuna ritenuta di acconto in quanto, a norma dell’articolo 9, comma 2, della legge 21 marzo 1990, n. 53 “Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale”, gli onorari spettanti ai componenti gli uffici elettorali costituiscono rimborso spese fisso forfettario non assoggettabile a ritenute o imposte (ivi comprese quelle relative al bollo di quietanza) e non concorrono alla formazione della base imponibile ai fini fiscali.

Spetta altresì, ai soli presidenti di seggio, se dovuto, il trattamento di missione ai sensi dell’articolo 4 della legge 13 marzo 1980, n. 70 “Determinazione degli onorari dei componenti gli uffici elettorali e delle caratteristiche delle schede e delle urne par la votazione”, nella misura corrispondente a quella spettante ai dirigenti dell’amministrazione dello Stato con le limitazioni introdotte dall’articolo 1, comma 213 della legge 23 dicembre 2005 n. 266 “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2006)”.

2) Spese per la retribuzione di prestazioni straordinarie.

Sono ammesse a rimborso da parte della Regione del Veneto le spese sostenute per il lavoro straordinario dal personale comunale.

Le spese indicate saranno rimborsate al lordo dell’imposta sul reddito delle persone fisiche, dei contributi assistenziali, previdenziali e sugli infortuni, che normalmente sono posti a carico dei Comuni e dell’Imposta Regionale sulle Attività Produttive.

Relativamente al limite di autorizzazione dello straordinario elettorale, l’art. 15 del decreto legge 18 gennaio 1993, n. 8, convertito con modificazioni dalla legge 19 marzo 1993, n. 68 e le successive modifiche apportate con la legge del 27 dicembre 2013, n. 147, art. 1 dai commi 398 a 401, dispongono che in occasione della organizzazione tecnica di consultazioni elettorali il personale dei Comuni, addetto ai servizi elettorali, può essere autorizzato, anche in deroga alle vigenti disposizioni, ad effettuare lavoro straordinario, entro il limite medio di spesa di 40 ore mensili per persona e sino ad un massimo individuale di 60 ore mensili. Il periodo è quello intercorrente dal cinquantacinquesimo giorno antecedente la data delle consultazioni (in cui hanno generalmente inizio le operazioni di revisione straordinaria delle liste) al quinto giorno successivo alla stessa data.

Il “monte ore” si ottiene moltiplicando il predetto limite di 40 ore mensili per il numero di persone autorizzate. Il limite medio di spesa si applica solo ai Comuni con più di cinque dipendenti mentre, per i Comuni aventi fino a cinque dipendenti, si applica esclusivamente il limite massimo individuale di 60 ore mensili per ciascuna persona. L’autorizzazione si riferisce al personale stabilmente addetto agli uffici interessati, nonché a quelli che si intenda assegnarvi quale supporto provvisorio.

L’autorizzazione al lavoro straordinario è adottata con determinazione preventiva e deve indicare, per ciascun nominativo di personale autorizzato, il numero di ore di lavoro straordinario da effettuare e le funzioni da assolvere. La mancata autorizzazione preventiva inibisce il pagamento dei compensi. Le suddette determinazioni devono essere adottate, per legge, dai responsabili dei servizi, così come individuati dagli artt. 107, comma 1, e 109, comma 2, del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267.

Si ricorda che in occasione di ogni consultazione elettorale o referendaria, per il rilascio delle tessere elettorali non consegnate, per la consegna dei duplicati e per il rinnovo delle tessere, previa annotazione in apposito registro, l’ufficio elettorale comunale resta aperto nei due giorni antecedenti la votazione dalle ore nove alle ore diciotto e nel giorno della votazione per tutta la durata delle operazioni di voto.

Relativamente alle prestazioni straordinarie rese in occasione delle consultazioni elettorali si precisa quanto segue:

• SEGRETARI COMUNALI: a tale categoria non possono più essere corrisposti compensi a titolo di straordinario elettorale in quanto il relativo Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di categoria per il quadriennio 1998 – 2001 ha ridefinito la struttura della retribuzione sancendo, all’articolo 41, comma 6, il criterio della onnicomprensività.
   
• PERSONALE DIPENDENTE DEGLI ENTI LOCALI A TEMPO PIENO: l’istituto del lavoro straordinario risulta attualmente disciplinato dall’art. 14 del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro 1998 – 2001,in vigore dal 2 aprile 1999, come integrato dagli artt. 38 e 39 del successivo C.C.N.L. del 14 settembre 2000 e dall’articolo 16 del C.C.N.L. del 5 ottobre 2001. L’articolo 39, come integrato dal predetto articolo 16, dispone che il lavoro straordinario prestato in occasione di consultazioni elettorali o referendarie non concorre ai limiti di cui all’articolo 14 richiamato.
  Ai sensi del comma 2 del citato articolo 14, infatti, le risorse per compensare il lavoro straordinario possono essere incrementate con le disponibilità derivanti da specifiche disposizioni di legge, connesse alla tutela di particolari attività ed in particolare di quelle elettorali, nonché alla necessità di fronteggiare eventi eccezionali.
  Il comma 2 del medesimo articolo 39 ha introdotto, inoltre, la possibilità di remunerare le prestazioni di lavoro straordinario svolto dal personale titolare di posizioni organizzative, ex articolo 8 e ss. del C.C.N.L. 31 marzo 1999, in deroga al principio di onnicomprensività del trattamento accessorio del citato personale. Al riguardo, tenuto conto che la remunerazione di tali prestazioni è in aggiunta al compenso spettante quale retribuzione di risultato, il lavoro straordinario reso dai responsabili dei servizi sarà rimborsato previa presentazione della dovuta documentazione attestante la corresponsione delle prestazioni rese in occasione delle consultazioni in sede di rendiconto.
  L’aliquota oraria dello straordinario è determinata in base alle disposizioni dell’articolo 38 C.C.N.L. del 14 settembre 2000, secondo il quale la stessa è ottenuta maggiorando la misura oraria di lavoro ordinario calcolata convenzionalmente dividendo per 156 la retribuzione base mensile, come attualmente definita dall’articolo 10, comma 2, lettera b), del C.C.N.L. del 9 maggio 2006, incrementata del rateo della tredicesima mensilità.
   
• PERSONALE DIPENDENTE DEGLI ENTI LOCALI A TEMPO PARZIALE: relativamente al lavoro straordinario svolto dal personale con rapporto di lavoro a tempo parziale, si precisa quanto segue:
  Tempo Parziale di tipo orizzontale: il comma 2 dell’articolo 6 del C.C.N.L. del 14 settembre 2000, come modificato dall’articolo 15 del C.C.N.L. del 5 ottobre 2001 e dall’articolo 16 del medesimo contratto, dispone che, in occasione di consultazioni elettorali, le ore di lavoro aggiuntivo prestate, nel rispetto della disciplina di cui al predetto articolo 6, del personale con rapporto di lavoro a tempo parziale orizzontale, sono retribuite con un compenso costituito da una maggiorazione percentuale della retribuzione oraria globale di fatto, come attualmente definita dall’articolo 10, comma 2, lettera d), del C.C.N.L. del 9 maggio 2006, nelle misure:
  1. 15%, nel caso di lavoro aggiuntivo diurno;
  2. 20%, nel caso di lavoro aggiuntivo prestato in giorno festivo o in orario notturno (dalle ore 22 alle ore 6 del giorno successivo);
  3. 25%, nel caso di lavoro aggiuntivo prestato in orario notturno – festivo.

Inoltre, il comma 3 del citato articolo 16 dispone che in caso di consultazioni elettorali e referendarie le ore di lavoro aggiuntivo possono essere rese, previo consenso del lavoratore, in deroga al limite del tempo pieno e in misura eccedente rispetto a quella derivante dall’applicazione del precitato articolo 6, comma 2 (10% della durata di lavoro a tempo parziale riferita a periodi non superiori ad un mese e da utilizzare nell’arco di più di una settimana).
In tal caso, ai fini della determinazione del compenso da corrispondere al dipendente interessato, le percentuali di maggiorazione della retribuzione oraria globale di fatto, di cui alle lettere a), b) e c) del comma 2, del medesimo articolo 16, sono ridefinite nella misura unica del 50%.
Tempo Parziale di tipo verticale: il comma 4 del predetto articolo 16 consente che in occasione delle consultazioni il personale possa svolgere prestazioni di lavoro straordinario in deroga alla disciplina prevista dal comma 5 del suddetto articolo 6 (prestazioni di lavoro straordinario nelle sole giornate di effettiva attività lavorativa, entro il limite massimo del 10%). Tali ore sono retribuite secondo la disciplina generale del soprarichiamato articolo 10,comma 2, lettera d), del C.C.N.L. del 9 maggio 2006.
Tempo Parziale tipo Misto – valgono le medesime considerazioni svolte per tempo parziale tipo verticale.

• DIRIGENTI: riguardo l’attività espletata dai dirigenti in occasione delle consultazioni elettorali, trattandosi di funzioni agli stessi affidate, non può essere autonomamente retribuita con il compenso per prestazioni straordinarie. Si rileva, a tal fine, che il C.C.N.L. del 10 aprile 1996, disciplinante l’orario di lavoro, tuttora in vigore, prevede che la presenza in servizio del dirigente e l’organizzazione del tempo di lavoro dello stesso, siano correlate in modo flessibile alle esigenze della struttura cui lo stesso è preposto e all’espletamento dell’incarico affidato alla sua responsabilità, in relazione agli obiettivi e ai programmi da realizzare.

3) Spese relative agli stampati non forniti dalla Regione Veneto.

Verrà rimborsato il costo sostenuto dai singoli Comuni per gli stampati indispensabili per il servizio referendario, con esclusione degli stampati di uso limitato e di scarso contenuto.

4) Spese per il trasporto di materiale referendario e di arredamento delle sezioni elettorali.

Sono soggette a rimborso le spese relative al trasporto del materiale referendario e degli arredi dai locali di deposito ai seggi e viceversa, ivi compreso il montaggio e lo smontaggio delle cabine.

Non è ammesso il rimborso per l’eventuale acquisto di beni mobili, né per l’affitto di locali adibiti ad uso diverso da quello di sezione elettorale.

Considerati gli adeguamenti previsti dall’articolo 2 della legge 62/2002, per quanto non coperto da finanziamento dalla medesima legge, relativamente all’acquisto di cabine elettorali, l’Amministrazione regionale concorrerà nei limiti del 10% della spesa, trattandosi di beni non deperibili e soggetti ad usi ripetuti nel tempo.

5) Spese per collegamenti telefonici.

Sono rimborsabili le spese per collegamenti telefonici straordinari nei giorni della votazione e per la raccolta dei dati e le spese per l’eventuale noleggio di telefoni cellulari; mentre non potranno essere rimborsate le spese relative alle ricariche telefoniche per l’impossibilità di riscontrare l’effettivo esclusivo utilizzo per le esigenze elettorali.

6) Spese per la propaganda referendaria.

Il rimborso riguarda le spese per l’acquisto di materiale di consumo vario necessario per l’installazione dei tabelloni utili per la propaganda referendaria.

Il rimborso delle spese per l’acquisto di nuovi tabelloni è subordinato a una richiesta specificatamente motivata e, in ogni caso, non potrà essere superiore al 10% della relativa spesa, posto che detti tabelloni potranno essere utilizzati, nel tempo, anche per altre consultazioni nazionali o locali.

7) Acquisto di materiale vario per l’allestimento dei seggi.

Sono rimborsabili anche le spese relative all’acquisto di materiale di consumo vario, purché necessario per l’allestimento dei seggi.

E’ in ogni caso escluso il rimborso di spese relative a lenzuola, cuscini, coperte ed effetti similari.

8) Spese per l’assunzione di personale a tempo determinato.

Qualora il Comune non riesca a fronteggiare le particolari esigenze connesse alle consultazioni in esame con il personale in servizio e con il ricorso al lavoro straordinario, potrà procedere alla stipula di contratti individuali per l’assunzione di personale a tempo determinato per il periodo intercorrente tra il cinquantacinquesimo giorno antecedente la data delle consultazioni al quinto giorno successivo alla stessa data nei limiti previsti dal CCNL vigente e dalla normativa statale.

In ogni caso, da parte dei predetti Comuni dovrà essere offerta, nell’ambito dei provvedimenti di attribuzione di incarichi a tempo determinato, analitica motivazione delle puntuali esigenze che rendono indispensabile il ricorso all’attribuzione degli stessi, con contestuale e puntuale indicazione dei profili di insufficienza o inadeguatezza delle risorse umane presenti all’interno dei Comuni medesimi. Al riguardo, si ribadisce che non può ritenersi legittimo il ricorso all’affidamento di incarichi a tempo determinato, anche se con oneri non a carico dei bilanci comunali, in tutte le ipotesi in cui non si attesti e non si dimostri l’esistenza di una necessità assoluta di operare in tal senso per garantire il corretto svolgimento del procedimento elettorale.

Il personale assunto con rapporto di lavoro a tempo determinato, la cui prestazione lavorativa sia resa a tempo pieno, potrà essere autorizzato, se necessario, a svolgere ore di lavoro straordinario.

Non sono rimborsabili spese per contratti di fornitura lavoro temporaneo di cui alla legge 24 giugno 1997, n. 196 “Norme in materia di promozione dell’occupazione” tenuto conto del disposto dell’articolo 2, comma 4, del C.C.N.L. di Comparto del 14 settembre 2000, che esclude tali contratti per le attività di competenza del Sindaco quale Ufficiale di Governo, in cui rientra il servizio elettorale ex articolo 54 del d.lgs. 267/2000.

Non sono rimborsabili le spese per l’assunzione di personale con contratto di prestazione professionale.

9) Spese postali.

Il rimborso riguarda le spese postali anticipate per la revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali e, inoltre, le spese per la spedizione delle cartoline avviso agli elettori residenti all’estero.

10) Spese per altre necessità.

Detta voce riguarda le spese non previste nella precedente elencazione, a condizione che esse riguardino oneri effettivamente sostenuti per specifici adempimenti organizzativi affidati ai Comuni, in misura riconosciuta congrua, nel rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti nella singole materie e per i quali sia stata dimostrata, con formale documentazione, l’oggettiva necessità per l’organizzazione e lo svolgimento della consultazione referendaria.

Per quanto attiene all’utilizzo del personale ausiliario tecnico amministrativo degli istituti scolastici, si condivide quanto deciso dal Ministero dell’Interno nelle consultazioni del 2014 per cui non sarà ammessa a rimborso l’eventuale spesa per prestazioni di lavoro straordinario da parte del personale amministrativo, tecnico ed ausiliario (ATA), trattandosi di personale appartenente ad altra Amministrazione non riconducibile in alcun modo al personale comunale di cui all’art. 15 del menzionato D.L. n. 8/1993, salve diverse istruzioni del ministero competente.

Per quanto attiene all’eventuale utilizzo da parte del comune di personale dell’Unione dei Comuni, saranno rimborsate le prestazioni svolte, secondo le modalità concordate fra il Comune e l’Unione stessa. Le Unioni autorizzeranno il personale a svolgere lavoro straordinario in base alle richieste dei Comuni, fermi restando i limiti di orario previsti dalla legge.

Sono rimborsate, e vanno dichiarate sempre nella categoria “Altre spese”, anche le eventuali spese per buoni pasto distribuiti ai dipendenti impegnati nelle operazioni elettorali che effettuano turni di lavoro straordinario, ove ne abbiano diritto a norma di contratto.

Riepilogando, infine, non sono rendicontabili e, quindi, non sono ammesse a rimborso le spese inerenti a:

• stampati, manifesti e software di sporadico uso e scarso contenuto;
• fornitura di nuove cabine elettorali;
• fornitura di nuovi tabelloni per affissioni di propaganda elettorale, se non limitate al 10% della spesa;
• fornitura di lenzuola, cuscini, coperte e materiale con effetto similare, bandiere, transenne, tavoli e altri arredi, per le sezioni elettorali comunali, né quella per l’affitto di locali comunali per dette sezioni o per quelli adibiti ad uso diverso da quello di quello di sezione elettorale;
• ricariche telefoniche, data l’impossibilità di riscontrare l’effettivo, esclusivo utilizzo per le esigenze elettorali;
• oneri conseguenti all’espletamento di funzioni per i quali le leggi già prevedono la competenza comunale a sostenerli.

B) Modalità della rendicontazione a carico di ogni Comune interessato.

I prospetti dimostrativi delle spese devono essere compilati secondo i modelli allegati alla presente circolare ed essere inviati alla Regione del Veneto – Sezione EE.LL., Persone Giuridiche, Controllo Atti, Servizi Elettorali e Grandi Eventi (Fondamenta S. Lucia – Cannaregio, 23 – 30121 Venezia; tel. 041/2795990-5919; indirizzo pec: dip.entilocaligrandieventi@pec.regione.veneto.it; indirizzo mail: entilocali@regione.veneto.it) mediante PEC o con consegna a mano, entro e non oltre il termine perentorio di tre mesi dalla data di svolgimento delle consultazioni referendarie.

La consegna a mano deve essere effettuata direttamente alla Struttura esclusivamente nel seguente orario: nei giorni lavorativi dal lunedì al venerdì dalle ore 10 alle 12. All’atto della consegna a mano sarà rilasciata apposita ricevuta.

C) Dichiarazioni relative alla rendicontazione.

I prospetti in questione devono essere corredati di:

1. certificazione da parte del responsabile dell’Ufficio Elettorale comunale circa la congruità delle spese presentate per il rimborso e la loro pertinenza agli adempimenti finalizzati allo svolgimento della consultazione referendaria;
2. certificazione dell’Ufficio di ragioneria comunale attestante che:

• le spese sono annotate nelle scritture contabili del Comune;
• le stesse sono state effettuate nel rispetto della normativa concernente la stipulazione dei contratti da parte dei Comuni;
• le singole tipologie di spesa sono comprese fra quelle definite negli ordinamenti e nelle circolari dello Stato e della Regione;
• non sussistono altri titoli di spesa per i quali sarà successivamente chiesto il rimborso;

3. copia delle determinazioni di autorizzazione al lavoro straordinario del personale;
4. copia dell’eventuale provvedimento di assunzione di personale a tempo determinato.

Gli originali dei giustificativi di spesa devono essere conservati dai Comuni per un quinquennio a partire dalla data di riscossione del relativo rimborso, a disposizione dell’Amministrazione regionale che si riserva la facoltà di effettuare controlli anche a campione.

Ulteriori informazioni di carattere operativo, per quanto riguarda gli aspetti organizzativi della consultazione referendaria, saranno tempestivamente comunicate dal Direttore della Sezione Enti Locali, Persone Giuridiche, Controllo Atti, Servizi Elettorali e Grandi Eventi che è a disposizione per ogni occorrente adempimento.

Nell’esprimere la certezza dello scrupoloso rispetto dei criteri e delle modalità di rendicontazione definiti nella presente circolare, si ringrazia per la collaborazione che sarà offerta dalle Amministrazioni comunali, collaborazione che si pone come assolutamente indispensabile per assicurare che le consultazioni referendarie regionali avvengano nel pieno rispetto delle leggi.

Distinti saluti.

Luca Zaia

(Approvata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 1873 del 23 dicembre 2015, pubblicata in parte seconda, sezione seconda, del presente Bollettino, ndr)

(seguono allegati)

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