Bur n. 1 del 03 gennaio 2023

Materia: Organizzazione amministrativa e personale regionale

Deliberazione della Giunta Regionale n. 1590 del 13 dicembre 2022

Individuazione del Responsabile della conservazione e del Responsabile della gestione documentale ai sensi dell'art. 44 del D. Lgs. n. 82/2005.

L'Assessore Francesco Calzavara riferisce quanto segue.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee Guida di applicazione del medesimo hanno disegnato un quadro normativamente completo delle aree di intervento per l’innovazione tecnologica finalizzato alla realizzazione di un’amministrazione digitale aperta, atta a garantire servizi facilmente accessibili da cittadini ed imprese e ad assicurare la produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’evoluzione organizzativa che sta portando all’abbandono della produzione cartacea nei documenti comporta la necessità di individuare all’interno dell’organizzazione amministrativa le Strutture preposte a presidiare le diverse competenze, tecnologiche, organizzative, di informatica giuridica ed archivistiche, che sono necessarie a garantire la transizione alla modalità operativa digitale e la corretta formazione, gestione e conservazione degli archivi.

In attuazione dell’art. 17 del D. Lgs. n. 82/2005, con Deliberazione n. 473 del 10/04/2018 la Giunta Regionale ha attribuito al Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale le funzioni di “Responsabile per la transizione digitale”, ossia per la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta.

L’art. 44, comma 1 bis, del D.Lgs n. 82/2005 prevede poi che il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sia gestito da un responsabile che opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del medesimo Decreto legislativo, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

Il successivo comma 1 quater individua il Responsabile della conservazione documentale come il soggetto che “definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia”, coordinando la propria attività con il “Responsabile per la transizione digitale” e con il “Responsabile della gestione documentale”.

Al “Responsabile della gestione documentale”, spettano le diverse funzioni descritte nel DPR 445/2000, capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti, nell’art. 44, comma 1 bis del D. Lgs. 82/2002 e nei paragrafi 3.4 e 4.4 delle Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

In particolare, ai sensi dell’art. 61 del DPR  445/2000 il Responsabile della gestione documentale presiede il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e in tale ambito gli sono attribuiti i seguenti compiti:

1. attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
2. garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si volgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
3. garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
4. cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
5. conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
6. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
7. autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
8. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

Le funzioni in capo al "Responsabile della conservazione”, sono invece dettagliate nel paragrafo 4.5 delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici come segue:

1. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
3. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
6. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
8. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
9. predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
10. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
11. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
12. […]
13. predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Da quanto sopra emerge come le funzioni in capo al Responsabile della conservazione rivestano sia aspetti tecnico informatici che aspetti amministrativi che necessitano di un raccordo con il Responsabile per la transizione digitale e con il Responsabile della gestione documentale. Nell’attuale assetto di transizione al digitale di molti processi organizzativi e funzionali è quindi necessario individuare il Responsabile della conservazione e il Responsabile della gestione documentale e che le relative attività siano coordinate e in sintonia con le scelte del Responsabile della transizione digitale.

Si propone quindi di individuare nel Direttore pro tempore della Direzione Acquisti e Affari Generali o suo delegato, il Responsabile della gestione documentale; trattasi della Direzione già titolare delle competenze in materia di coordinamento della gestione documentale nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale, dall’archivio in formazione all’archivio storico, attribuite con Deliberazione della Giunta Regionale n. 3648 del 2003.

Si propone altresì di individuare nel Direttore pro tempore della Direzione ICT e Agenda Digitale - già Responsabile per la transizione digitale - o di un suo delegato, il Responsabile della conservazione, affinché i processi di transizione digitale e di conservazione siano tra loro coordinati.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura competente ha attestato, con i visti rilasciati a corredo del presente atto, l'avvenuta regolare istruttoria della pratica, anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, e che successivamente alla definizione di detta istruttoria non sono pervenute osservazioni in grado di pregiudicare l'approvazione del presente atto;

• VISTO il D.P.R. 28.12.2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• VISTO il D.Lgs. 07/03/2005, n. 82 Codice dell'Amministrazione Digitale, e successive modificazioni ed integrazioni;
• VISTE le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici adottate da AGID con Determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020 ed in seguito aggiornate con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021;
• VISTO l'art. 2 comma 2 della legge regionale n. 54 del 31 dicembre 2012;
• VISTA la Deliberazione della Giunta Regionale n. 3648 del 28/11/2003 “DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 50 - Individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale”;
• VISTE le Deliberazioni n. 3176 del 27/10/2009, n. 323 del 24/03/2016 e n.156 del 22/02/2022 della Giunta Regionale;

delibera

1. le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
2. di individuare, all’interno dell’organizzazione regionale, così come richiesto dalla normativa, D.Lgs. 07/03/2005, n. 82 Codice dell'Amministrazione Digitale e relative Linee Guida AGID, i ruoli di responsabilità e le competenze finalizzati al coordinamento strategico delle attività necessarie ad assicurare la corretta formazione e conservazione nel tempo dei documenti informatici, garantendo l’unitarietà dell’archivio di Regione del Veneto come segue:

• il Responsabile della gestione documentale è il Direttore pro tempore della Direzione Acquisti e Affari Generali o suo delegato, cui spettano i compiti di cui all’art. 61 del DPR 445/2000, all’art. 44, comma 1-bis del D. Lgs. 82/2005 e ai paragrafi 3.4 e 4.4 delle Linee guida AGID;
• il Responsabile della conservazione è il Direttore pro tempore della Direzione ICT e Agenda Digitale o suo delegato, cui spettano i compiti di cui all’art. 44, comma 1-quater del D. Lgs. 82/2005 e al paragrafo 4.5 delle Linee guida AGID;

3. di dare atto che la presente deliberazione non comporta spesa a carico del Bilancio regionale;
4. di pubblicare la presente deliberazione nel Bollettino ufficiale della Regione.

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