Bur n. 59 del 19 giugno 2018

Materia: Informatica

Deliberazione della Giunta Regionale n. 778 del 08 giugno 2018

Sistema documentale digitale e trasparenza amministrativa: linee guida per la classificazione, fascicolazione informatica e conservazione dei documenti.

Il Vicepresidente Gianluca Forcolin riferisce quanto segue.

Nel corso degli ultimi anni, la gestione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni è notevolmente cambiata. Grazie alla spinta tecnologica e normativa, sono più veloci ed efficienti le comunicazioni telematiche e lo scambio di documenti con cittadini ed imprese. Il processo di dematerializzazione sta proseguendo al fine di rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale che rappresentano il fulcro della semplificazione e della trasparenza amministrativa: negli uffici, molte procedure sono già completamente informatizzate; per altre, è in corso la reingegnerizzazione dei processi finalizzata a garantire la fruizione dei servizi pubblici in maniera semplice e web-oriented, nonchè la partecipazione al procedimento amministrativo per via elettronica. Ciò è possibile grazie allo sviluppo di sistemi documentali in grado di rendere possibile produrre, gestire e conservare i documenti digitali.

D’altro lato, la gestione documentale digitale impatta fortemente sulle modalità di formazione dell’archivio corrente, che deve essere strutturato in modo coerente fin dall’origine per consentire la sua conservazione a lungo termine. Diventa, pertanto, di basilare importanza, uno strumento tradizionale di organizzazione archivistica, il piano di classificazione dei documenti, ma rivalutato in modo sostanziale e posto alla base del sistema di gestione documentale digitale, di cui costituisce presupposto indispensabile.

Il piano di classificazione si presenta come uno schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico e stabilite in modo omogeneo, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione e si pone l’obiettivo di garantire, nel tempo e nello spazio, l’organizzazione logica dei documenti, in modo tale che ne sia sempre possibile il reperimento ed il mantenimento dei reciproci nessi intercorsi tra di loro nel contesto di produzione, requisito che consente di provarne l’autenticità e la conseguente efficacia probatoria.

Affinché risulti efficiente, il sistema documentale digitale deve essere strutturato in modo da consentire il collegamento fra classificazione, uffici produttori e procedimenti di competenza. Poiché è nell’espletamento di questi ultimi che i documenti vengono prodotti, risulta fondamentale, nell’ottica di un’amministrazione trasparente, il loro collegamento con il piano di classificazione e con i fascicoli che al suo interno vengono a crearsi. È infatti la normativa stessa, all’art. 41 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al D.Lgs. 82/2005, che stabilisce un legame inscindibile tra i procedimenti amministrativi e i fascicoli informatici che devono raccogliere tutti i documenti che si riferiscono al procedimento medesimo.

La L. 241/1990, ha, infatti, da tempo richiesto alle pubbliche amministrazioni di censire i propri procedimenti amministrativi e di rendere pubblici gli elementi relativi ai termini di conclusione ed al responsabile dell’iter.

Con la L. 190/2012, tutte le pubbliche amministrazioni hanno, inoltre, l'obbligo di mappare i processi amministrativi, al fine di identificare gli effettivi rischi corruttivi e valutare il relativo trattamento, definendo un apposito Piano triennale per la prevenzione della corruzione. Tale disposizione si inserisce in un quadro più ampio di interventi legislativi che hanno tracciato le linee dell’azione amministrativa, a partire dalla L. 15/2005, che introduce il principio di trasparenza, all'introduzione, con il D.Lgs. 150/2009, del ciclo della performance e, da ultimo, al D.Lgs. 33/2013, che inserisce tra i propri principi “La trasparenza è intesa come accessibilità totale dei dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini, promuovere la partecipazione degli interessati all'attività amministrativa e favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche”.

Si richiamano, quindi, le deliberazioni 600/2017, 355/2017 e 59/2018, che sono state adottate da questa Amministrazione in adempimento agli obblighi normativi soprarichiamati.

Ai fini dell’organizzazione archivistica dei documenti, pur essendo note le differenze tra procedimento e processo amministrativo, entrambi, intesi come unica pratica o affare, rappresentano l’elemento tipico della sedimentazione documentaria; per ogni struttura regionale, quindi, gli indici del piano di classificazione sono stati dettagliati ulteriormente grazie all’associazione con i processi ed i procedimenti amministrativi recepiti con le deliberazioni soprarichiamate.

Nel sistema informatico di gestione documentale, ciascuna Direzione sarà dotata di un “piano di classificazione di struttura” che comprende, in base alle funzioni proprie di ogni singolo ufficio, una selezione di indici di classificazione associati ai processi ed ai procedimenti di competenza specifica: all’interno del quadro di classificazione così strutturato e servendosi del sistema DO.GE, le strutture regionali provvederanno a produrre documenti informatici nativi, ad aprire ed alimentare fascicoli elettronici.

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti, si è reso necessario rivedere sia l’impostazione che i tempi previsti nel massimario di conservazione e scarto, al fine di ottenere maggiore elasticità di organizzazione e di gestione da parte della struttura produttrice dei propri atti, in particolare nella fascicolazione informatica dei documenti digitali, dove diventa fondamentale fin dall’origine poterne individuare il valore amministrativo e storico per destinarli alla conservazione permanente. Sono state indicate, infatti, puntualmente le tipologie documentali da conservare illimitatamente, a fini storici, in quanto documentanti l’attività fondamentale dell’Ente, mentre per tutta la parte istruttoria, la documentazione sarà conservata nel sistema documentale ai soli fini amministrativi con possibilità di eliminazione all’esaurirsi di quest’ultimi.

Per quanto sopra esposto, si propone per l’adozione un elaborato “Sistema documentale digitale e trasparenza amministrativa: linee guida per la classificazione, fascicolazione informatica e conservazione dei documenti”, elaborato dalla struttura regionale competente in materia archivistica, Direzione Acquisti AA.GG. e Patrimonio, PO Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi e attività di supporto, contenente le indicazioni per la corretta ed omogenea gestione dei documenti e dei fascicoli informatici, e che riporta, in allegato:

1. il piano di classificazione della AOO Giunta regionale, articolato in quattro livelli gerarchicamente ordinati, a partire dal livello più generale delle macro funzioni regionali, fino ad arrivare al particolare delle singole attività espletate, che consente una visione d’insieme del quadro classificatorio;
2. il piano di classificazione analitico, aggiornato all’organizzazione attuale; nel quale, per ciascun indice di classificazione, vengono evidenziate le strutture regionali associate, in base alle competenze da queste esercitate e l’elencazione dei processi e dei procedimenti amministrativi, specifici per ogni struttura;
3. il piano di conservazione dei documenti che riporta le regole di selezione ed i tempi di conservazione delle singole tipologie documentali.

Va infine ricordato che, essendo il piano di classificazione uno strumento dinamico e proprio in virtù del collegamento con i processi ed i procedimenti, esso dovrà essere sempre costantemente aggiornato. Il Direttore della Direzione Acquisti AA.GG. e Patrimonio viene delegato quindi, a provvedere, con propri provvedimenti, agli aggiornamenti necessari, da effettuarsi ad ogni variazione dell’organizzazione regionale o, comunque, almeno annualmente in occasione dell’adozione annuale delle rispettive deliberazioni di revisione dei procedimenti e processi regionali;

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura competente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica, anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, e che successivamente alla definizione di detta istruttoria non sono pervenute osservazioni in grado di pregiudicare l'approvazione del presente atto;

VISTA la L. 07.08.1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”;

VISTA la L. 06.11.2012, n. 190 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione”;

VISTO il D.P.R. 28.12.2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;

VISTO il D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”;

VISTO il D.Lgs. 27.10.2009, n. 150 “Ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”;

VISTO il D.Lgs. 14.03.2013, n. 33 “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”;

VISTO il D.P.C.M. 03.12.2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;

VISTO il D.P.C.M. 13.11.2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;

VISTA la L.R. 31.12.2012, n. 54 “Legge regionale per l'ordinamento e le attribuzioni delle strutture della Giunta regionale in attuazione della legge regionale statutaria 17 aprile 2012, n. 1 "Statuto del Veneto"” ;

VISTA la DGR 28.11.20013, n. 3648 “DPR 28.12.2000, n. 445, art. 50 – Individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale”;

VISTA la DGR 15.04.2016, n. 435 “Organizzazione amministrativa della Giunta Regionale: ridefinizione dell’assetto organizzativo delle Aree di coordinamento (art. 9, comma 3, L.R. n. 54/2012): DGR n. 25/CR del 7 aprile 2016”;

VISTA la DGR 27.05.2016, n. 802 “Organizzazione amministrativa della Giunta regionale: istituzione delle Direzioni in attuazione dell'art. 12 della legge regionale n. 54 del 31.12.2012, come modificato dalla L.R.17.05.2016, n. 14”;

VISTA la DGR 27.05.2016, n. 803 “Organizzazione amministrativa della Giunta regionale: istituzione delle Unità Organizzative nell'ambito delle Direzioni in attuazione dell'art. 17 della legge regionale n. 54 del 31.12.2012, come modificato dalla legge regionale 17 maggio 2016, n. 14”;

VISTA la DGR 22.03.2017, n. 355 “Piano della Performance triennale 2017-2019. Art. 10 del D.Lgs. 27.10.2009, n. 150 “Ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni” che ha previsto aggiornamento della mappatura dei processi di ciascuna Struttura”;

VISTA la DGR 08.05.2017, n. 600 “Aggiornamento della ricognizione dei procedimenti amministrativi di competenza della Giunta regionale, con individuazione del relativo termine di conclusione”;

VISTA la DGR 04.07.2017 n. 1014 “Organizzazione amministrativa della Giunta regionale: assestamento del processo di rioganizzazione. Determinazioni e indirizzi” nonché le successive deliberazioni nn. 1371/2017, 1059/2017, 1060/2017, 2100/2017, 2101/2017, 3/2018, 32/2018, 60/2018, 101/2018, 167/2018, 192/2018 e 474/2018, mediante le quali sono stati apportate ulteriori variazioni all’organizzazione delle Strutture regionali, fino all’assetto vigente alla data dell’01.05.2018, rispetto al quale viene adottato il documento che nella presente seduta si approva;

VISTA la DGR 26.01.2018, n. 59 “Adozione del Piano Triennale della prevenzione della corruzione 2018-2020 della Giunta regionale del Veneto, in attuazione della Legge n. 190/2012, recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione””.

VISTO il documento “Sistema documentale digitale e trasparenza amministrativa: linee guida per la classificazione, fascicolazione informatica e conservazione dei documenti”, elaborato dalla Direzione Acquisti AA.GG. e Patrimonio, Allegato A;

delibera

1. di dare atto che le premesse, compreso l’Allegato A,  formano parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
2. di approvare, per le motivazioni espresse in premessa, il documento “Sistema documentale digitale e trasparenza amministrativa: linee guida per la classificazione, fascicolazione informatica e conservazione dei documenti”, Allegato A, contenente disposizioni operative ed i seguenti strumenti di organizzazione dell’archivio:
   1. “piano di classificazione per la gestione dei documenti dell’Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale del Veneto”;
   2. “piano di classificazione analitico integrato con i processi e procedimenti regionali”, secondo l’assetto organizzativo delle strutture regionali esistente alla data dell’01.05.2018, come risultante dalle DDGR in premessa richiamate;
   3. “piano di conservazione dei documenti”;
3. di incaricare il Direttore della Direzione Acquisti AA.GG. e Patrimonio ad apportare, con Decreto, tutte le variazioni necessarie a rendere le linee guida e lo strumento di classificazione sempre aderente alle competenze funzionali dell’Ente ed alle variazioni organizzative delle strutture regionali; la revisione del piano di classificazione dovrà avere cadenza almeno annuale al fine di recepire le risultanze delle ricognizioni dei procedimenti e dei processi regionali;
4. di dare atto che il presente provvedimento non comporta spese a carico del bilancio regionale;
5. di pubblicare il presente atto nel Bollettino ufficiale della Regione.

(seguono allegati)

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