Bur n. 73 del 09 giugno 2026

Materia: Consiglio regionale

Deliberazione dell'Ufficio di Presidenza del Consiglio Regionale n. 54 del 26 maggio 2026

Sistema di gestione documentale del Consiglio regionale. Approvazione del Manuale della conservazione.

Il Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) approvato con D.Lgs. n. 82/2005 introduce il principio del “Digital first” secondo il quale le PA devono gestire i processi internamente in modo digitale, dematerializzando i documenti e privilegiando l'invio telematico.

In particolare, l’art. 44 del CAD – rubricato “Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici” – impone alle pubbliche amministrazioni di dotarsi di un sistema di conservazione dei documenti informatici e di un’organizzazione adeguata a garantirne, per l’intera durata di conservazione, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti digitali in esso custoditi.

L’art. 44 del CAD vincola le amministrazioni a conservare i documenti informatici secondo le Linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), assicurando le citate caratteristiche di qualità e prevedendo la nomina di un Responsabile della conservazione; la stessa disposizione consente al responsabile, d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, del sistema informativo e della sicurezza, di affidare la conservazione a soggetti esterni qualificati, in conformità all’art. 44, comma 1-quater del CAD.

Oltre alle menzionate previsioni dell’art. 44 del CAD, si richiamano le seguenti disposizioni correlate:

• Art. 43 CAD (Conservazione ed esibizione dei documenti informatici), che impone alle PA di conservare i documenti informatici secondo le regole tecniche vigenti, assicurandone esibizione ed accesso legale nel tempo;
• Art. 34 CAD, che disciplina le modalità di affidamento a terzi della conservazione (outsourcing): è consentito delegare la tenuta dei propri archivi digitali a soggetti pubblici o privati, purché conservatori accreditati, in possesso di elevati requisiti tecnici e organizzativi di qualità e sicurezza, come attestati dall’AgID;
• D.P.R. 445/2000 (Testo unico sulla documentazione amministrativa), in particolare le sue norme in materia di gestione di documenti pubblici in modalità informatica (artt. 50-57, in specie l’art. 52) e di riproduzione e conservazione sostitutiva dei documenti (artt. 43 e seguenti del CAD);
• Normativa sulla protezione dei dati personali, in quanto il sistema di conservazione deve essere conforme al GDPR e alle norme nazionali vigenti, attuando misure di sicurezza e regole di data retention in armonia con i limiti di conservazione dei dati personali e con eventuali provvedimenti del Garante per la Privacy.

Con deliberazione n. 104/2021 l’Ufficio di presidenza ha approvato il nuovo sistema di gestione documentale del Consiglio regionale e ha nominato il dirigente capo del Servizio amministrazione bilancio e servizi informatici nel ruolo di Responsabile della conservazione.

La conservazione dei documenti è stata regolarmente realizzata e da ultimo con mandato prot. n. 16762 del 5 dicembre 2024, in attuazione del Decreto SABS n. 209 del 22 luglio 2023 con il quale è stata disposta l’adesione all’accordo quadro per i “Servizi di dematerializzazione delle Regione Veneto” per il periodo 1° novembre 2022– 31 ottobre 2027, il Dirigente capo del Servizio amministrazione bilancio e servizi informatici ha affidato il servizio di conservazione al conservatore Meidas fino al 19 dicembre 2027.

Con il presente provvedimento viene approvato il Manuale di conservazione predisposto dal Responsabile della conservazione, in conformità alla Linee guida AgID in materia e del Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione edizione 2024-2026 – aggiornamento 2025, con particolare riferimento all’obiettivo 3.3 sull’adozione e pubblicazione del Manuale di conservazione entro il 30 giugno 2026, sentiti i Responsabili della transizione digitale, della sicurezza informatica, della gestione documentale e della protezione dei dati personali.

Tutto ciò premesso, il Relatore propone di sottoporre all’approvazione dell’Ufficio di Presidenza il seguente provvedimento.

L'UFFICIO DI PRESIDENZA

- udito il Relatore, il quale dà atto che il Servizio competente ha dichiarato che la pratica è stata regolarmente istruita con l'osservanza delle norme regionali e statali in materia; 

- visto il Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. – Codice dell'amministrazione digitale (CAD);

- visto il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;

- il Regolamento UE 679/2016 Regolamento generale per la protezione dei dati personali;

- viste le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgiD;

- il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, dicembre 2021.

- a voti unanimi e palesi;

delibera

1) di approvare quale parte integrante e sostanziale del presente atto quanto riportato in premessa;

2) di approvare il Manuale di conservazione allegato al presente provvedimento per formarne parte integrante e sostanziale;

3) di pubblicare nel BURVET la presente deliberazione in forma integrale, a cura della Segreteria generale, ad esclusione degli allegati che saranno pubblicati in Amministrazione trasparente ai sensi della normativa vigente.

Allegati (omissis)

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