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Materia: Appalti
Decreto DEL DIRETTORE DELLA DIREZIONE ICT E AGENDA DIGITALE n. 16 del 14 febbraio 2023
Determina a contrarre e copertura dell'obbligazione passiva giuridicamente perfezionata a favore della società Aruba PEC S.p.A. per l'acquisto di servizi di Conservazione statica, tramite trattativa diretta su piattaforma Consip MePA ex art. 1, secondo comma, Legge n. 120/2020 (CIG 96413440C4 - CUI S80007580279202300101). Scadenza contratto 31/10/2023.
Con il presente provvedimento si procede all'acquisto, mediante trattativa diretta, sulla piattaforma Consip MEPA con un solo operatore economico, ex art. 1, secondo comma, Legge n. 120/2020, di servizi di Conservazione statica. Si dispone, altresì, la copertura dell'obbligazione passiva giuridicamente perfezionata, impegna a favore della società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517, la somma di Euro 73.420,41 iva esclusa a titolo di corrispettivo per l'acquisizione dei servizi in oggetto (CIG 96413440C4). Scadenza contratto 31/10/2023. Esercizio finanziario 2023. L'acquisto dà attuazione al Programma biennale degli acquisti di forniture e servizi 2023/2024 approvato dalla Giunta regionale con Deliberazione n. 55 del 26/01/2023, Codice CUI S80007580279202300101.
Il Direttore
Premesso che:
- Regione del Veneto ha da tempo avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in attuazione della normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza.
Il governo dei processi di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per garantire nel tempo l'integrità e la reperibilità dei documenti.
La dematerializzazione si pone pertanto come un processo qualificante di efficienza e di trasparenza delle Amministrazioni pubbliche, consentendo nel contempo grandi risparmi diretti in termini di carta e spazi recuperati, e indiretti in termini di tempo ed efficacia dell'azione amministrativa pubblica, delle aziende e dei privati;
- in tale ottica, con D.D.R. n. 69 del 7 ottobre 2016 del Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale, si procedeva all’aggiudicazione in via definitiva della procedura ristretta per l’acquisizione dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali – n. d’ordine Tec 1/2014; Cig 6266165AEE, volta alla stipula di un accordo quadro con un unico fornitore ex articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.Lgs. n. 163/2006, alla società ARUBA PEC S.P.A., con sede legale ad Arezzo (AR), Via S. Ramelli 8;
- in data 16 novembre 2016 alla presenza dell’ufficiale rogante è stato stipulato l’Accordo quadro tra Regione del Veneto Direzione ICT e Agenda Digitale e Aruba Pec S.p.A., N. 7461 di suo repertorio registrato, a Venezia in data 18 novembre 2016 al n. 1708 serie atti pubblici, Cig 6266165AEE, della durata di quattro anni, per l’acquisizione dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali, volto a stabilire e regolamentare in via preventiva le condizioni contrattuali dei singoli contratti attuativi da stipularsi durante il periodo di validità dell’accordo stesso, in particolare per quanto riguarda i prezzi e le quantità;
- con D.D.R. n. 16 del 17 febbraio 2017 del Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale sono stati approvati lo schema di contratto attuativo, il piano dei fabbisogni nonché il progetto dei fabbisogni, da mettere a disposizione di tutte le Amministrazioni procedenti;
- con D.D.R. n. 19 del 02 marzo 2017 del Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale è stata disposta l’adesione di Regione del Veneto all’Accordo quadro stipulato alla presenza dell’ufficiale rogante in data 16 novembre 2016 n. 7461 di suo repertorio mediante sottoscrizione del relativo contatto attuativo, il cui schema era stato approvato con il citato D.D.R. n. 16/2017;
- il contratto esecutivo CIG derivato 70010422A0 è stato poi sottoscritto dalle parti il 27/03/2017, con ciò dando vita ad un’obbligazione giuridicamente vincolante, con decorrenza dal 27/03/2017 al 26/03/2022.
Considerato che:
- con D.D.R. n. 134 del 14 ottobre 2021 del Direttore della Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale, è stata indetta, ai sensi dell’art. 60 del D.lgs. 18 aprile 2016, n. 50 e ss.mm.ii, una procedura di gara aperta telematica volta alla stipula di un accordo quadro ex art. 54 co. 3 del D. lgs n. 50/2016 e ss.mm.ii. con un unico fornitore per l'acquisizione di servizi di dematerializzazione, della durata di 4 anni, CIG 8928109C9C, con contratti attuativi della durata massima di 5 anni, per un importo a base d'asta complessivo di € 14.179.253,47 Iva esclusa (oneri della sicurezza pari a zero);
- con DDR n. 50 del 25 marzo 2022 del Direttore della Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale, la suddetta procedura CIG 8928109C9C veniva aggiudicata al costituendo Raggruppamento Temporaneo di Imprese tra Medical Advanced Services & Solutions S.r.l, in forma abbreviata Medas S.r.l. (mandataria), P.IVA/C.F. 02398390217 e Namirial S.p.A. (mandante) P.IVA/C.F. 02046570426;
- il contratto quadro CIG 8928109C9C veniva, quindi, stipulato in data 24/05/2022;
- in data 19 agosto 2022, Regione del Veneto stipulava il contratto esecutivo Cig. derivato n. 9353026937, in adesione all’Accordo quadro CIG 8928109C9C, della durata del servizio di 5 anni decorrenti dal 01/09/2022, per l’erogazione dei servizi di dematerializzazione a favore di Regione del Veneto.
- nel contempo, per far fronte ai ritardi della nuova procedura di gara, il contratto esecutivo CIG derivato 70010422A0 con la società Aruba Pec S.p.a. veniva prorogato, da ultimo sino al 30/11/2022, con Decreto n. 148 del 30/09/2022.
Atteso che:
Il contratto esecutivo Cig. derivato n. 9353026937 prevede che tra le attività di subentro del nuovo fornitore prevedono vi rientri anche la presa in carico della documentazione pregressa già conservata a norma presso il precedente conservatore (ndr: Aruba Pec S.p.a).
Le operazioni di migrazione (export ed import) fanno parte di un processo complesso ad elevata criticità, poiché deve essere garantito il mantenimento del valore probatorio dei documenti acquisiti con la conservazione precedente, verificando e quindi certificando la validità, l’integrità, la leggibilità dei documenti e la loro corretta conservazione durante tutte le fasi della lavorazione.
A titolo d’esempio, nelle more dell’attività di import dei documenti nel nuovo sistema può verificarsi che alcuni documenti risultino corrotti, parzialmente o totalmente illeggibili. In tal caso è necessario che il conservatore uscente provveda a effettuare una nuova estrazione e consegni il pacchetto al nuovo conservatore per ripetere l’attività di import.
La procedura di migrazione prevede una serie di attività correlate, interdipendenti e coordinate tra il conservatore uscente (Aruba PEC SpA) e quello entrante (Medas Srl).
Le operazioni di migrazione hanno quindi preso avvio con una serie di processi preliminari rivolti a censire tutte le tipologie documentali oggetto di conservazione, effettuare i test ed infine aprire il canale in produzione verso Medas. In questo arco di tempo, al fine di garantire continuità del servizio, l’invio in conservazione è stato effettuato verso Aruba Perc S.p.a. Solo al termine delle operazioni propedeutiche sopra descritte, si è chiuso il canale Aruba (ovvero non sono più stati mandati documenti in conservazione) e si è aperto il canale Medas.
A seguito della chiusura del canale Aruba, avvenuta entro il 30/11/2022, sono state avviate le operazioni di export del conservato corrispondente a 15,5 TB di dati, pari a più di 18 milioni di documenti ed al trasferimento degli stessi su server dedicato. Tale operazione di export si è conclusa in data 24/01/2023 con la consegna del server al conservatore entrante.
Dal 24/01/2023 sono, quindi, decorsi i 250 giorni lavorativi, previsti da contratto, per il completamento delle operazioni di import da parte del conservatore entrante che si concluderanno con il verbale di certificazione di presa in carico da parte di Medas S.r.l.
Nel contempo è necessario garantire la disponibilità del patrimonio documentale conservato presso il conservatore uscente fino al completamento della migrazione di tutti i documenti digitali; solo a import completato, a seguito della certificazione da parte del fornitore entrate dell’integrità di tutto il patrimonio documentale migrato, Regione del Veneto potrà incaricare il conservatore uscente di eliminare i documenti conservati presso i suoi sistemi.
Il fornitore entrate potrà rendicontare il servizio di conservazione del patrimonio documentale migrato solo a seguito di certificazione dello stesso circa l’integrità del patrimonio stesso.
Atteso ulteriormente che, scaduto il contratto esecutivo CIG derivato 70010422A0, al fine di garantire la disponibilità del patrimonio documentale conservato è necessario prontamente avviare un nuovo contratto con il conservatore uscente.
Dato atto che:
- l’esigenza sopra citata è emersa dalle verifiche tecniche interne effettuate dal titolare della P.O. Piattaforme abilitanti e API management; tale esigenza è stata quindi rappresentata, attraverso il Direttore della U.O. Strategia ICT, Agenda Digitale e sistemi di comunicazione, al Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale;
- il Responsabile del Procedimento, ai sensi dell’art. 5 della Legge n. 241 del 1990, è il Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale, dott. Idelfo Borgo.
Ritenuto:
- a seguito della venuta a scadenza del contratto CIG derivato 70010422A0, di procedere prontamente all’acquisto dei servizi di Conservazione statica a favore di Aruba Pec S.p.A., quale conservatore uscente, fino al 31/10/2023, termine ultimo entro cui si presume avvenga la conclusione delle attività di import da parte del nuovo conservatore di tutti i documenti digitale dell’Amministrazione regionale;
- di non suddividere in lotti l’appalto, per la sua natura tecnica ed economica unitaria, ai sensi dell'articolo 51, comma 1, del D.Lgs. n. 50/2016;
- di determinare, ai sensi dell’art. 35, comma 4, del D.Lgs. n. 50/2016, il valore massimo per il citato servizio, stimato in Euro 73.430,00 IVA esclusa;
Dato, altresì, atto che:
- l’art. 1, secondo comma, lett.a), della Legge n. 120/2020 prevede che le Stazioni Appaltanti, nel rispetto dei principi di cui all’art. 30 del D.lgs. 50/2016, procedono all’affidamento diretto per servizi e forniture, ivi compresi i servizi di ingegneria e architettura e l'attività di progettazione, di importo inferiore a 139.000 euro, anche senza consultazione di più operatori economici;
- in ordine agli appalti pubblici di beni e servizi sotto la soglia comunitaria, l'acquisto tramite MEPA è obbligatoriamente previsto per le Regioni dalla Legge n. 94 del 06/07/2012, dalla Legge n. 296 del 27/12/2006 (art. 1, co. 450), dalla Legge n. 208/2015, art.1, commi 502 e 503 oltre che dalla Legge n. 232/2016 e dalla Legge n.145/2018 per contratti di importo superiore ai 5.000 euro;
- ai sensi dell’art. 1 comma 512 della Legge n. 208 del 2015 e dell'articolo 1, comma 449 della legge 27 dicembre 2006, n. 296, a seguito di esame degli strumenti di acquisto e di negoziazione di Consip Spa o dei soggetti aggregatori regionali disponibili, non esistono ad oggi convenzioni comparabili rispetto ai servizi che si intendono acquisire e che pertanto consentano all’Amministrazione di soddisfare le proprie esigenze per le acquisizioni sotto soglia comunitaria di beni e servizi;
- i costi da interferenza non soggetti a ribasso ai sensi di quanto previsto dall’art. 26, comma 3 – bis, del d.lgs. 81/2008 sono stati valutati pari a € 0,00 (zero), trattandosi prevalentemente di servizi svolti da remoto senza accesso ai locali regionali (Anac Determinazione n. 3/2008 del 5 marzo 2008).
- alla luce di quanto sopra esposto, la società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517, è l’unico operatore economico che, in quanto conservatore uscente, può prestare i servizi di Conservazione statica fino al completamento dell’import da parte della società Medas S.r.l.;
- per quanto sopra, è stata avviata, in data 06/02/2023, la Trattativa Diretta su MePA per l'acquisto di servizi in oggetto, previa pubblicazione in piattaforma del relativo Capitolato prestazionale e rivolgendosi alla predetta società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517;
- entro la data fissata per la presentazione dell’offerta, 10/02/2023, la Società interpellata ha presentato la propria proposta per l’importo di Euro 73.420,41 iva esclusa di cui è stata verificata la corrispondenza tecnico/economica alle esigenze espresse dall’Amministrazione regionale. In particolare, è stata appurata la rispondenza di quanto offerto all’interesse pubblico che la S.A. deve soddisfare e la congruità del prezzo offerto (in ribasso sulla base d’asta pari ad € 73.430,00=IVA esclusa) in rapporto alla qualità della prestazione richiesta;
- l’Amministrazione ha avviato le verifiche prescritte dalle Linee Guida Anac n. 4 recanti “Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici”;
- l’art. 8, co.1, lett. a) della Legge 11 settembre 2020 n. 120 dispone che “è sempre autorizzata la consegna dei lavori in via di urgenza e, nel caso di servizi e forniture, l’esecuzione del contratto in via d’urgenza ai sensi dell’articolo 32, comma 8, del decreto legislativo n. 50 del 2016, nelle more della verifica dei requisiti di cui all’articolo 80 del medesimo decreto legislativo, nonché dei requisiti di qualificazione previsti per la partecipazione alla procedura”.
Ritenuto di autorizzare l’emissione dell’Ordine CIG 96413440C4 (Allegato A) sul MePA per l’acquisizione dei servizi in oggetto, a favore della società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517, per la somma complessiva di Euro 73.420,41 Iva esclusa.
- è stato generato l’Ordine d’Acquisto sul MePA CIG 96413440C4 (Allegato A), ex art. 36 comma 2 lett. a) del D.Lgs. n. 50/16, a favore della società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517, e che lo stesso è stato sottoscritto e costituisce obbligazione giuridicamente vincolante con beneficiario ed importo determinati;
- il contratto decorrerà dalla sottoscrizione dell’ordine sino al 31/10/2023;
- l’offerta esposta dalla società Aruba PEC S.p.A. risulta congrua in relazione alle caratteristiche del servizio offerto e risponde all’interesse espresso dalla stazione appaltante;
- il pagamento del corrispettivo avverrà in un’unica soluzione a seguito dell’attivazione del servizio e sarà effettuato dalla Stazione Appaltante a mezzo mandato a 30 gg dalla data di ricevimento della fattura, che dovrà essere emessa dall’aggiudicatario successivamente all’adozione, a seguito dell’avvio del servizio, della verifica funzionale sulla quantità e qualità del servizio erogato ed è in ogni caso subordinato all’esaurimento delle procedure amministrative/contabili proprie dell’Amministrazione regionale. Eventuali contestazioni interromperanno detti termini;
- il Responsabile del procedimento, individuato con il presente provvedimento nel Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale, dott. Idelfo Borgo, ai sensi dell’art. 101 del D.Lgs n. 50/2016 e di quanto previsto dalle Linee guida n. 3 dell’ANAC, di attuazione del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50, recanti «Nomina, ruolo e compiti del responsabile unico del procedimento per l’affidamento di appalti e concessioni», approvate dal Consiglio dell’Autorità con deliberazione n. 1096 del 26 ottobre 2016 e aggiornate al d.lgs. 56 del 19/4/2017 con deliberazione del Consiglio n. 1007 dell’11 ottobre 2017, ricopre anche il ruolo di Direttore dell’esecuzione del contratto;
- si applica alla procedura in oggetto l’art. 32, co. 10, lett. b) del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. relativamente alla mancata applicazione del termine dilatorio per la stipulazione del contratto.
Ritenuto di procedere alla copertura dell’obbligazione giuridica passiva perfezionata e di impegnare, a favore della società Aruba PEC S.p.A., con sede in Ponte San Pietro (BG), Via San Clemente n. 53, C.F. /P.I. 01879020517, la somma di Euro 89.572,90 iva al 22% inclusa pari ad Euro 16.152,49, a valere sul Bilancio di previsione 2023-2025, esercizio finanziario 2023, che presenta sufficiente disponibilità, secondo le specifiche e l’esigibilità contenute nell’Allegato B contabile del presente atto, del quale costituisce parte integrante e sostanziale.
Atteso, altresì, che si provvederà a comunicare al destinatario della spesa le informazioni relative all'impegno assunte col presente provvedimento.
Visti:
- l’articolo 9 della L.R. n. 27 del 21 settembre 2021, che prevede che nei procedimenti di pagamento relativi ai contratti pubblici di servizi, forniture e noleggio attrezzature di importo inferiore alla soglia di rilevanza comunitaria non viene operata la ritenuta dello 0,50 per cento a garanzia dei versamenti agli enti previdenziali ed assicurativi;
- la D.G.R. n. 1823 del 6 dicembre 2019 di approvazione delle nuove linee guida sugli acquisti sotto soglia;
- l’art. 29 del D.Lgs n. 50/2016 che stabilisce gli atti relativi alle procedure per l’affidamento di appalti pubblici di servizi, forniture, opere devono essere pubblicati sul profilo del committente, nella sezione “Amministrazione trasparente”, nonché sul sito del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti;
TUTTO CIO’ PREMESSO
- VISTI il D.Lgs. n. 50 del 18/04/2016 e succ.mod.e int.;
- VISTA la Legge n. 120/2020;
- RICHIAMATE la Legge n. 94 del 06/07/2012, la Legge n. 296 del 27/12/2006 (art. 1, co. 450), la Legge n. 208 del 28/12/2015, art.1, commi 502 e 503, la Legge n. 232 del 11/12/2016 e la Legge n. 145 del 30/12/2018;
- VISTO il D.Lgs. n. 126/2014 integrativo e correttivo del D.Lgs. n. 118/2011;
- VISTA la Legge Regionale n. 39 del 29/11/2001 e ss.mm. ii. nonché la Legge Regionale n. 1/2011;
- VISTA la Legge Regionale n. 27 del 21 settembre 2021, art. 9;
- VISTA la DGR n. 55/2023;
- VISTA la L.R. n. 32 del 23/12/2022 “Bilancio di previsione 2023-2025”;
- VISTA la D.G.R. n. 1665 del 30/12/2022 che approva il documento tecnico di accompagnamento del Bilancio di previsione 2023-2025 e successive variazioni;
- VISTO il Decreto n. 71 del 30/12/2022 del Direttore dell’Area Risorse Finanziarie, Strumentali, ICT ed Enti locali, delegato dal Segretario Generale della Programmazione con Decreto n. 15 del 28 dicembre 2022, approva il Bilancio Finanziario Gestionale 2023-2025 e successive variazioni;
- VISTA la D.G.R. n. 60 del 26/01/2023 “Direttive per la gestione del Bilancio di Previsione 2023 – 2025”;
- VISTA la DGR n. 1823 del 06/12/2019 che ha approvato i “Nuovi indirizzi operativi per la gestione delle procedure di acquisizione di servizi, forniture e lavori sotto soglia comunitaria per le esigenze della Regione del Veneto”;
- VISTO l’art. 23 del D.Lgs. del 14/03/2013, n. 33 in tema di “Amministrazione Trasparente”;
decreta
Idelfo Borgo
Allegati (omissis)
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