Bur n. 24 del 20 febbraio 2024

Materia: Organizzazione amministrativa e personale regionale

Deliberazione della Giunta Regionale n. 61 del 29 gennaio 2024

Nuovo sistema gestionale documentale della Giunta regionale. Avvio della sperimentazione della numerazione unica per i decreti dei direttori regionali.

L'Assessore Francesco Calzavara riferisce quanto segue.

La Regione del Veneto ha avviato un progetto di rinnovamento e di reingegnerizzazione della piattaforma documentale digitale per informatizzare i processi di gestione documentale, tra i quali anche il processo per la produzione e gestione dei Decreti dei Direttori delle Strutture della Giunta regionale, attraverso un flusso di lavoro digitale collaborativo e innovativo.

Tale iniziativa è coerente con l’Agenda Digitale del Veneto 2025 che promuove gli investimenti sulla creazione di nuovi servizi digitali che siano facilmente fruibili da un’utenza eterogenea.

L’attuazione del suddetto progetto soddisfa i fondamenti della Strategia regionale di Trasformazione Digitale, introducendo una nuova piattaforma che supporta i processi operativi in ottica pienamente digitale, strutturata e collaborativa, innalzando il livello di sicurezza e d’affidabilità, e non da ultimo garantendo la piena compliance normativa e ottemperando alle recenti normative dell’Agenzia per l'Italia Digitale - AgID.

L’iter di adozione dei Decreti dei Direttori delle Strutture della Giunta regionale attualmente avviene in autonomia da parte dei singoli Direttori, attraverso un sistema informativo gestionale limitato nelle funzionalità, che prevede l’attribuzione di una distinta numerazione ad ogni Decreto per Struttura.

In tal senso il singolo Decreto regionale risulta identificabile da un numero progressivo associato alla singola Struttura che lo adotta e non presenta pertanto la caratteristica dell’univocità.

L’Agenzia per l'Italia Digitale - AgID al fine di disciplinare il coordinamento informatico dei dati dell'amministrazione statale, regionale e locale detta le regole tecniche necessarie per garantire la sicurezza e l'interoperabilità dei sistemi informatici e dei flussi informativi per la circolazione e lo scambio dei dati e per l'accesso ai servizi erogati in rete dalle amministrazioni medesime.

In particolare, l’Agenzia per l'Italia Digitale - AgID ha emanato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici adottate, ai sensi dell’art. 14 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD), in attuazione dell'art. 117, secondo comma, lett. r), della Costituzione.

Le Linee guida citate disciplinano altresì la numerazione degli atti amministrativi e determinano che ogni atto amministrativo, di un ciascun registro tenuto dal singolo ente, debba essere identificato mediante un numero progressivo, che ne assicuri la puntuale registrazione e la facile consultazione.

Con l’introduzione della piattaforma di gestione documentale (DOKI.RVE) della Regione del Veneto si otterrà:

• il superamento della frammentazione applicativa e la messa a disposizione di un unico punto di riferimento per tutte le esigenze di gestione documentale;
• il passaggio ad una gestione digitale, collaborativa ed integrata dei processi documentali, utilizzando la componente di gestione dei processi e dei flussi di lavoro collaborativi integrati nella piattaforma.

Questo permetterà l’avvio, tra gli altri, del nuovo flusso di gestione dei Decreti dei Direttori regionali sulla piattaforma, comprensivo di una serie di funzionalità, tra le quali l’adozione della firma digitale degli atti dei Direttori, la gestione strutturata delle comunicazioni interne e dei documenti e l’integrazione con il BURV per la predisposizione alla pubblicazione degli atti.

La Direzione ICT e Agenda Digitale ha pertanto ravvisato la necessità di istituire una numerazione univoca e progressiva a livello regionale dei Decreti dei Direttori delle Strutture della Giunta regionale, superando la logica della frammentazione della numerazione, garantendo una comunicazione più chiara verso i cittadini. Il nuovo sistema gestionale documentale infatti mira a coordinare lo sviluppo informatico del sistema di conservazione dei Decreti e dei fascicoli, garantendo la conformità alla normativa vigente.

Appare opportuno pertanto avviare una prima fase di sperimentazione individuando quali Strutture regionali interessate dall’avvio della nuova procedura di numerazione dei Decreti dei Direttori regionali, quelle afferenti all’Area Risorse Finanziarie, Strumentali, ICT ed Enti Locali che per prime adotteranno il nuovo sistema gestionale documentale.

In tal senso

• si demanda al Direttore di Area Risorse Finanziarie, Strumentali, ICT ed Enti Locali l’individuazione delle Strutture oggetto della sperimentazione;
• si incarica il Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale di predisporre ogni attività necessaria e opportuna per consentire l’attuazione in via sperimentale della numerazione unica per i Decreti dei Direttori regionali, autorizzandolo fin d’ora, in caso di esito positivo, a predisporre - per l’approvazione definitiva da parte della Giunta regionale - quanto necessario per l’estensione della nuova modalità di numerazione a tutti i Decreti dei Direttori delle Strutture della Giunta regionale.

L’introduzione della sperimentazione non comporta ulteriori oneri a carico del bilancio regionale.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura competente ha attestato, con i visti rilasciati a corredo del presente atto, l'avvenuta regolare istruttoria della pratica, anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, e che successivamente alla definizione di detta istruttoria non sono pervenute osservazioni in grado di pregiudicare l'approvazione del presente atto;

Visto il Regolamento Delegato (UE) n. 240/2014 della Commissione del 07/01/2014;

Visto il Regolamento (UE) n. 2021/1060 del Parlamento europeo e del Consiglio del 24/06/2021;

Vista la DGR n. 134/CR del 23/12/2021;

Vista la Deliberazione del Consiglio regionale n. 16 del 15/02/2022;

Vista la DGR n. 1500 del 29/10/2015 e s.m.i.;

Vista la DGR n. 1923 del 23/12/2019;

Visto il Decreto del Direttore dell’Area Politiche Economiche, Capitale Umano e Programmazione Comunitaria n. 37 del 08/10/2021;

delibera

1. di approvare le premesse quale parte integrale e sostanziale del presente provvedimento;
    
2. di autorizzare la sperimentazione della numerazione unica per i Decreti dei Direttori regionali delle Strutture della Giunta regionale che adottano il sistema gestionale documentale in corso di avviamento, individuandole tra quelle afferenti all’Area Risorse Finanziarie, Strumentali, ICT ed Enti Locali;
    
3. di demandare al Direttore di Area Risorse Finanziarie, Strumentali, ICT ed Enti Locali l’individuazione delle Strutture oggetto della sperimentazione;
    
4. di incaricare il Direttore della Direzione ICT e Agenda Digitale di predisporre ogni attività necessaria e opportuna per consentire l’attuazione in via sperimentale della numerazione unica per i Decreti dei Direttori regionali di cui al precedente punto 2;
    
5. di prevedere che, in caso di esito positivo della sperimentazione di cui ai punti precedenti, la numerazione unica sia estesa ed applicata ai Decreti dei Direttori di tutte le Strutture della Giunta regionale con apposito provvedimento di Giunta regionale;
    
6. di dare atto che la presente deliberazione non comporta spesa a carico del bilancio regionale;
    
7. di incaricare la Direzione ICT e Agenda Digitale dell’esecuzione del presente atto;
    
8. di pubblicare il presente atto nel Bollettino ufficiale della Regione.

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