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Materia: Organizzazione amministrativa e personale regionale
Deliberazione della Giunta Regionale n. 1841 del 25 novembre 2016
Istituzione di caselle di posta elettronica certificata assegnate alle Direzioni e alle Strutture di Progetto. Modifica DGR 317 del 31.03.2015 "Linee guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di posta certificata dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta regionale del Veneto".
In relazione alla recente riorganizzazione dell'assetto delle Strutture regionali, vengono aggiornate le linee guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di posta elettronica certificata (PEC), avvertendo la necessità di assegnare a ciascuna Direzione e Struttura di Progetto una propria casella di posta certificata, al fine di consentire una gestione più efficace dei documenti informatici all'interno dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta regionale.
Il Vice Presidente Gianluca Forcolin riferisce quanto segue.
La ricezione e la trasmissione telematica dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni, i soggetti economici ed i cittadini è diventata ormai di uso comune. Spinta dall'evoluzione tecnologica e dalle norme che hanno richiesto, in particolare alle Pubbliche amministrazioni, alle categorie di professionisti ed imprese, di esprimersi in modalità digitale abbandonando l'utilizzo delle modalità tradizionali di invio cartaceo, essa ha trovato, attraverso la posta elettronica certificata, prevista dall'art. 48, D.Lgs. 82/2005, quella modalità che, nel rendere veloci ed efficienti le comunicazioni, offre inoltre garanzia giuridica nella trasmissione e nel contenuto documentale.
Da ultimo le recenti modifiche al predetto Codice dell'Amministrazione Digitale, operate con D.Lgs. 179/2016, hanno disposto che il domicilio digitale del cittadino, al quale inviare e ricevere dalle pubbliche amministrazioni comunicazioni e documenti per via digitale, diventi il punto di svolta del rapporto tra cittadini e Istituzioni.
Nell'ambito dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta regionale, l'istituzione e l'organizzazione delle caselle di PEC, è stata disposta con i seguenti atti deliberativi, che ne hanno man mano diffuso l'attribuzione alle diverse Strutture regionali:
-DGR 1208/2010, con la quale è stata resa operativa la casella protocollo.generale@pec.regione.veneto.it, quale indirizzo di posta certificata, prevista dall'art. 47, comma 3, del CAD, quale indirizzo collegato al sistema di protocollo per la ricezione di qualsiasi istanza da parte di soggetti esterni;
-DGR 2596/2013, con la quale è stato previsto di attribuire autonome caselle di posta certificata, comunque collegate al sistema di protocollo, per trattare particolari tipologie di atti, o per la gestione documentale da parte di alcune Strutture regionali che manifestavano esigenze peculiari di riservatezza o celerità di registrazione legata a presidio ambientale e reperibilità;
- DGR 317/2015, con la quale sono state individuate in modo capillare le articolazioni amministrative cui attribuire una autonoma casella di PEC, in primis i Dipartimenti, che, per le precise attribuzioni di coordinamento dell'attività delle Strutture loro afferenti, potevano consentire un adeguato livello di efficienza, tempestività e omogeneità nella gestione della corrispondenza telematica in arrivo.
Nel corso dell'anno 2016, in seguito alla modifica della L.R. 54/2012, intervenuta con L.R. n. 14/2016, l'organizzazione regionale è stata profondamente rivista nei criteri di articolazione, in particolare con l'abrogazione del livello organizzativo dei Dipartimenti.
Con le DGR 435/2016, 802/2016, 803/2016 e 1111/2016 sono state infatti istituite le Aree, le Direzioni, le Unità Organizzative ed alcune Strutture di Progetto che, ciascuna in relazione ai compiti assegnati ai sensi citata L.R. 54/2012, hanno il compito di perseguire gli obiettivi dell'Amministrazione.
Con ulteriore DGR 1507/2016, sono state apportate ulteriori modifiche di assestamento organizzativo della Struttura regionale.
Ad oggi, al fine di garantire la gestione della corrispondenza telematica in arrivo, le caselle PEC, già attive prima della riorganizzazione regionale, sono state mantenute operative e collegate al sistema di gestione documentale delle attuali Aree/Direzioni, secondo il criterio di continuità dell'azione amministrativa desumibile dalle citate deliberazioni di Giunta regionale di organizzazione infra richiamate.
Ultimato l'assetto delle Strutture, risulta ora necessario che i criteri di gestione dei flussi documentali e, dunque, della corrispondenza telematica, si integrino con i nuovi criteri organizzativi, individuando il livello organizzativo cui attribuire autonome caselle di posta elettronica certificata.
La soluzione che maggiormente risponde a criteri di adeguatezza qualitativa, per l'omogeneità delle materie di riferimento, e di efficienza, in quanto promuove un canale diretto di comunicazione tra soggetto mittente e struttura responsabile del procedimento, è quella nella quale venga individuato nel livello delle Direzioni l'ambito ottimale per l'attribuzione di una autonoma casella di PEC a ciascuna struttura, e ciò in sostituzione del livello organizzativo prima previsto per i Dipartimenti.
Inoltre, si ritiene opportuno attribuire autonome caselle di PEC anche alla Segreteria Generale della Programmazione, inizialmente non inserita nel novero delle strutture da dotare di PEC, e alle Strutture di Progetto per la rilevanza strategica delle competenze loro attribuite.
Si propone, pertanto, di modificare le linee guida sopra richiamate secondo quanto esposto, integrando i criteri di organizzazione dei flussi documentali con il nuovo assetto organizzativo risultante dalla riorganizzazione delle Strutture recentemente effettuata, al fine di consentire una efficiente gestione telematica dei documenti regionali, considerato che tale mezzo telematico di comunicazione, ormai largamente diffuso, risulta insostituibile per le garanzie di efficienza, sicurezza nella trasmissione e nel contenuto del documento, e risparmio conseguito nelle spese postali;
Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.
LA GIUNTA REGIONALE
UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura competente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica, anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, e che successivamente alla definizione di detta istruttoria non sono pervenute osservazioni in grado di pregiudicare l'approvazione del presente atto;
VISTO il D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 Codice dell'Amministrazione Digitale e ss.mm. e ii.;
VISTO il D.P.R. 11.02.2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della Posta elettronica certificata, a norma dell'art. 27 della Legge 16/1/2003, n. 3;
VISTO il D.P.C.M. 03.12.2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
VISTO il D.Lgs. 26.08.2016, n. 179 "Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, di cui al D.Lgs. 07.03.2005, n. 82, ai sensi dell'art. 1, L. 07.08.2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche";
VISTO l'art. 2, comma 2, lett. c ), L.R. 31.12.2012, n. 54 "Legge regionale per l'ordinamento e le attribuzioni delle strutture della Giunta regionale in attuazione della legge regionale statutaria 17.04.2012, n. 1 'Statuto del Veneto'come modificata dalla L.R. 17.05.2016, n. 14;
RICHIAMATE le seguenti proprie deliberazioni:
delibera
1. di dare atto che le premesse e l'Allegato A, formano parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
2. di modificare, per le motivazioni esposte in premessa, le Linee Guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di posta elettronica certificata dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta regionale, sottoponendole a nuova approvazione nella formulazione di cui all'Allegato A;
3. di dare atto che l'attivazione delle ulteriori caselle posta elettronica certificata che si rendono necessarie per dotare ogni Struttura di una propria casella di PEC, secondo le Linee Guida di cui sopra, sarà effettuata previa verifica della copertura finanziaria e dell'assunzione della relativa spesa di gestione da parte della Direzione ICT e Agenda Digitale, che vi farà fronte mediante impegno sul capitolo 7200 "Spese per il sistema informativo regionale: acquisti, manutenzione, assistenza tecnica e sistemistica ed altri servizi inerenti al funzionamento dello stesso e per le attività di aggiornamento e comunicazione nei settori dell'informatica e della telematica", codice SIOPE 1.03.01.;
4. di incaricare la Direzione Acquisti AA.GG. e Patrimonio dell'adozione di tutti gli atti di gestione necessari all'attuazione di quanto disposto nel presente atto;
5. di pubblicare il presente atto nel Bollettino ufficiale della Regione.
(seguono allegati)
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