Bur n. 34 del 12 aprile 2016

Materia: Cultura e beni culturali

Deliberazione della Giunta Regionale n. 323 del 24 marzo 2016

Istituzione della Sezione Storica dell'Archivio Generale della Giunta Regionale. Valutazione economica del patrimonio archivistico e del patrimonio bibliografico della annessa Biblioteca.

Il relatore riferisce quanto segue.

La Regione del Veneto, Giunta Regionale, conserva presso il proprio Archivio Generale, le serie documentarie prodotte nell’esercizio della propria attività dal momento della sua istituzione, nell’anno 1970. Inoltre, conserva i fondi archivistici storici prodotti da quegli Enti statali soppressi, le cui competenze sono transitate alle Regioni al momento dell’avvio dell’attività amministrativa, in applicazione dei DD.MM. del 1972, del D.P.R. n. 616/1977, o più recentemente con il decentramento di funzioni operato dalle leggi Bassanini, in particolare della Legge 59/97 e D. Lgs. n. 112/1998.

Il D. Lgs. n. 42/2004 Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, ascrivendo gli archivi degli Enti Pubblici, già compresi nei beni demaniali per esplicita elencazione dell’art. 822 del Codice Civile, alla categoria dei beni culturali, prevede particolari obblighi di conservazione a carico dell’Ente produttore, richiedendo, altresì che il patrimonio archivistico sia reso consultabile alla collettività.

In osservanza all’art. 30 del D.P.R. 1409/1963, ora sostituito dall’anzidetto D. Lgs. 42/2004, l’Amministrazione Regionale ha, quindi, realizzato nel tempo e con continuità diverse azioni di conservazione e valorizzazione dell’Archivio Generale regionale. Nel tempo si sono succeduti interventi di riordino ed inventariazione informatizzata, finalizzati a corredare i fondi documentari con idonei strumenti di ricerca, nonché a ricostruire le serie archivistiche e le vicende storico-istituzionali degli Enti produttori.

Peraltro, già il D.P.R. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, nel regolamentare tutta la vita dei documenti amministrativi, a partire dalla loro formazione fino alla loro conservazione permanente o eliminazione, ha sottolineato l’unicità dell’archivio, apportando un importante cambiamento alla concezione del medesimo, da mero deposito/magazzino di atti, ad una concezione dinamica di un unico sistema di servizi archivistici, da un lato ad uso e tutela giuridica sia dell’Ente produttore sia del cittadino, dall’altro come fonte di informazioni e ricerche storico-culturali.

Successivamente, il D. Lgs. n. 82/2005 Codice dell’Amministrazione digitale, e le relative norme applicative, indirizzando le Amministrazioni verso la produzione e la trasmissione dei propri documenti in modalità digitale, ha ribadito la necessità, per gli Enti, di dotarsi di figure professionali a presidio delle attività di gestione documentale e di conservazione;

In quest’ottica, con deliberazione n. 3648 del 28 novembre 2003 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 50. Individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale questa Amministrazione, istituendo un’unica AOO – Giunta Regionale, ha confermato l’indirizzo nella formazione di un unico sistema archivistico regionale, ed ha attribuito ad un apposito ufficio competente in materia archivistica, che nell’organizzazione attuale è individuato nella Posizione Organizzativa Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi della Sezione Affari Generali FAS-FSC, i compiti previsti dall’art. 61 del TU 445/2000, di coordinamento della gestione documentale tra le Strutture Regionali e di gestione degli archivi dalla formazione dell’archivio corrente alla gestione dell’Archivio Generale.

Ora, tra gli obblighi conservativi, rientra l’istituzione della sezione separata d’archivio, quale archivio storico dell’Ente, destinata alla conservazione dei documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni e selezionati per la conservazione permanente. La Sezione Storica, all’interno dell’archivio dell’Amministrazione, che nella sua organicità rimane unico, è un nucleo caratterizzato da livelli qualitativi elevati di conservazione e di fruibilità, che l’Amministrazione è tenuta ad offrire a se stessa ed al cittadino.

Nella Sezione Storica dell’Archivio Generale della Giunta Regionale andranno a confluire, progressivamente di anno in anno, tutte le serie documentarie che sono il prodotto dell’attività della Regione del Veneto, Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale, destinate a conservazione permanente e risalenti a più di quarant’anni, che siano state inventariate e opportunamente selezionate da procedure di scarto, come già prescritto all’art. 30 del D. Lgs. 42/2004. Inoltre entrerà a far parte della Sezione Storica tutto quel complesso di fondi aggregati ereditati dalla Regione del Veneto, acquisiti a seguito di disposizioni normative concernenti il trasferimento di funzioni a quest’ultima o a titolo diverso nel passaggio di competenze sopra accennato.

Si tratta di un patrimonio documentale di indubbia importanza e di particolare interesse per la comprensione e lo studio della storia del territorio regionale nei suoi molteplici aspetti, economico, sociale e culturale, comprendente anche materiale fotografico e cartografico, fonti uniche per la storia del Veneto.

Presso l’archivio regionale, inoltre, è conservato un cospicuo patrimonio bibliografico costituito dalle raccolte librarie aggregate ai fondi archivistici di alcuni Enti soppressi e di Uffici regionali cessati. Tali raccolte costituiscono anch’esse parte integrante della Sezione storica dell’Archivio Generale e sono sottoposte ai medesimi obblighi di conservazione.

Peraltro, al fine di rendere maggiormente fruibile al pubblico detto patrimonio bibliografico, già a decorrere dal 2006, la Biblioteca dell’Archivio Generale ha aderito al Polo bibliotecario regionale del Veneto e tutti i volumi sono stati catalogati e sono condivisi nel catalogo del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN).

Nel merito della qualificazione del personale preposto all’archivio storico, considerata l’importanza che detto bene culturale riveste per la collettività e per gli studiosi, vengono richiesti particolari requisiti. Il D.P.R. n. 1409/1963, all’art. 31 – Direzione delle sezioni separate d’archivio- prevede …”il possesso del diploma conseguito nelle scuole di archivistica, paleografia e diplomatica istituite presso gli archivi di Stato o nelle scuole speciali per archivisti e bibliotecari istituite presso le Università degli Studi, allorché si tratti di: a) archivi delle Regioni a statuto speciale e a statuto ordinario; …”; anche il successivo art. 61 del DPR 445/2000, richiede, per il responsabile della gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi, il possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Per quanto riguarda la direzione dell’anzidetta Sezione Storica dell’Archivio Generale, quindi, si fa ricorso al personale regionale di ruolo della Sezione Affari Generali FAS-FSC, già preposto al coordinamento della gestione documentale ai sensi della anzidetta DGR 3648/2003, individuato nella Posizione Organizzativa Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi, il cui titolare è in possesso dei requisiti professionali previsti dalla normativa vigente, senza ulteriori oneri a carico di questa Regione.

L’istituzione della Sezione Storica dell’Archivio Generale, si inserisce, inoltre, nel progetto immobiliare di reperimento di un’unica Sede centralizzata dei servizi logistici ed integrati della Regione del Veneto, che consentirà di disporre di una sede adeguata per la conservazione del patrimonio archivistico e bibliografico in questione e appropriati servizi che ne consentano la fruibilità e la valorizzazione.

Nella DGR n. 1239/2011 con la quale è stata approvata la ricerca immobiliare per l’acquisto di un immobile da adibire ad archivio generale, autorimessa, deposito e stamperia, è stata prevista, infatti, la collocazione della Sezione Storica e della Biblioteca dell’Archivio Generale, con spazi debitamente in locali idonei, attrezzati con strutture archivistiche e arredi consoni a contenere il materiale documentario e bibliografico, nonché a garantire i servizi di sala di studio per l’utenza.

Ora la procedura di acquisizione del predetto immobile, dopo l’arresto determinatosi a causa del contenzioso insorto in merito all’indagine di mercato e risoltosi positivamente per questa Amministrazione, considerata l’urgenza e l’indifferibilità di procedere all’acquisto, potrà essere nell’immediato riattivata e portare in tempi brevi a disporre della nuova sede.

Tale esigenza viene particolarmente avvertita ora che, sulla scorta della nuove disposizioni contabili per le Regioni e per gli Enti Locali, deve essere effettuata una valutazione economica del patrimonio archivistico storico e del patrimonio bibliografico, ai fini dell’elaborazione del conto patrimoniale generale della Regione.

Tale obbligo, già disciplinato, per le Amministrazioni dello Stato dal D. Lgs. 279/1997 e dal successivo D.M. Economia e Finanze 18 aprile 2002 Nuova classificazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato, trova ora applicazione anche per le Regioni, a seguito dell’entrata in vigore del D. Lgs. n. 118/2011, Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5 maggio 2009, n. 42.

Nel merito delle modalità di stima del patrimonio archivistico, il D. Lgs. 118/2011, richiama e rinvia espressamente al D.M. Economia e Finanze 18 aprile 2002, estendendo l’applicazione dei criteri di valutazione economica, già propri dei beni archivistici statali, anche alle raccolte di proprietà delle Regioni.

Ulteriori disposizioni applicative per l’applicazione del citato D.M. 18/4/2002, sono contenute nella Circolare del Ministero per i Beni Culturali, Direzione Generale per gli Archivi, n. 85 del 17 maggio 2004 Valutazione economica del patrimonio archivistico.

Inoltre, sono state interpellate l’anzidetta Direzione Generale per gli Archivi e la Soprintendenza archivistica per il Veneto ed il Trentino Alto Adige, che hanno confermato non esistere, ad oggi, ulteriori norme di dettaglio rispetto a quelle sopra citate;

Al fine, dunque, di trovare oggettive modalità applicative per la stima del patrimonio archivistico regionale è stato elaborato, da parte della Sezione preposta, un documento contenente i criteri di dettaglio (allegato A) che vengono sottoposti all’approvazione di questa Giunta Regionale e sulla scorta dei quali è stata calcolato il valore patrimoniale di ciascun fondo (allegato B);

Sono stati oggetto di valutazione la maggior parte dei fondi archivistici storici, considerato che per essi, già sottoposti a riordino ed inventariazione, si ha completa cognizione su quantitativi, arco cronologico della documentazione, stato di conservazione; viceversa, per i fondi archivistici storici per i quali non è stata completata la schedatura e, quindi, non si dispongono di sufficienti informazioni per la valutazione, la stessa viene posposta ad inventariazione conclusa, fermi restando i criteri per il calcolo.

Viene ugualmente differita la valutazione della cartografia storica, particolarmente cospicua sia sotto il profilo quantitativo che qualitativo, in quanto le modalità di stima devono essere ulteriormente approfondite con gli organi ministeriali competenti.

Per quanto riguarda la Biblioteca dell’Archivio Generale, tutti i volumi sono stati catalogati e per ciascuno è stato attribuito un valore inventariale, riportato nell’allegato C.

Il Direttore della competente Sezione Affari Generali e FAS-FSC provvederà quindi, con propri provvedimenti, ad aggiornare annualmente la valutazione economica patrimoniale, anche in relazione allo stato di inventariazione dei fondi già conservati o a nuove acquisizioni di archivi;

Inoltre, considerato il cospicuo valore del suddetto patrimonio di proprietà regionale, si ritiene necessario considerare se sia opportuno prevedere un’apposita copertura assicurativa per i rischi connessi alla custodia dei beni e al verificarsi di episodi che possano arrecarvi danno;

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica, anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale, e che successivamente alla definizione di detta istruttoria non sono pervenute osservazioni in grado di pregiudicare l'approvazione del presente atto;

VISTI:

• il D. Lgs n. 42/2004, Codice dei beni Culturali e del Paesaggio;
• D.P.R. n. 1409/1963, Norme relative all'ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato;
• il D.P.R. n. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• il D. Lgs. 23/06/2011 n. 118 Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5 maggio 2009, n. 42;
• il D.M. Economia e Finanze 18 aprile 2002 Nuova classificazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato e loro criteri di valutazione;
• la Circolare n. 85 del Ministero per i Beni e le Attività Culturali – Direzione Generale per gli Archivi/Servizio AA.GG, Personale e Bilancio, in data 17 maggio 2004 prot. n. 1.14157, con oggetto Valutazione economica del patrimonio archivistico;
• l’art. 2 comma 2 lett. D) della legge regionale n. 54 del 31 dicembre 2012;

RICHIAMATA la propria Deliberazione n. 3648 del 28 novembre 2003 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 50. Individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale;

delibera

1. di dare atto che le premesse sono parte integrante del presente provvedimento.
2. di istituire la Sezione Storica dell’Archivio Generale della Giunta Regionale, consistente nelle serie archivistiche prodotte dalla Regione del Veneto, Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale, destinate a conservazione permanente e risalenti a più di quarant’anni e dai fondi archivistici degli Enti soppressi o di altri Enti, che sono stati acquisiti dalla Regione a seguito di disposizioni normative concernenti il trasferimento di funzioni a quest’ultima o a titolo diverso.
3. di approvare i criteri di valutazione economica del patrimonio archivistico storico e del patrimonio bibliografico della annessa Biblioteca, così come puntualmente descritti nell’allegato A).
4. di approvare, con riferimento all’anno 2015, la valutazione economica del patrimonio archivistico della Sezione Storica dell’Archivio Generale, pari ad € 413.300.646,70, (il cui dettaglio è riportato nell’allegato B) e del patrimonio bibliografico della Biblioteca dell’Archivio Generale, pari ad € 365.724,89 (allegato C), per un totale complessivo di Euro 413.666.371,59, da iscriversi nel conto patrimoniale della Regione.
5. di demandare al Direttore della Sezione Affari Generali e FAS-FSC l’adozione dei successivi provvedimenti di aggiornamento annuale della valutazione economica, da effettuarsi in applicazione dei criteri approvati sub A), a seguito del completamento delle operazioni di inventariazione dei fondi già conservati presso l’Archivio Generale, o a seguito di nuove acquisizioni;
6. di verificare l’opportunità di sottoscrivere apposita polizza assicurativa per copertura dei rischi connessi alla custodia ed al verificarsi di episodi accidentali che possano arrecare danno al patrimonio anzidetto, conferendo mandato al Direttore della Sezione Affari Generali e FAS-FSC di richiedere al broker regionale modalità e costi dell’assicurazione.
7. di dare atto che la direzione della Sezione Storica è affidata alla Sezione Affari Generali FAS-FSC, nella figura del responsabile della P.O. Protocollo Informatico Flussi documentali e Archivi, in possesso dei requisiti professionali richiesti.
8. di dare atto che il presente provvedimento non presenta oneri a carico del bilancio regionale.
9. di pubblicare la presente deliberazione nel Bollettino ufficiale della Regione.

(seguono allegati)

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