Bur n. 39 del 21 aprile 2015

Materia: Organizzazione amministrativa e personale regionale

Deliberazione della Giunta Regionale n. 317 del 31 marzo 2015

Istituzione di caselle di posta elettronica certificata assegnate alle Aree ed ai Dipartimenti Regionali. Approvazione delle Linee guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di posta certificata dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale del Veneto.

Il Vice Presidente, on. Marino Zorzato, riferisce quanto segue.

Con propria Deliberazione n. 2596 del 30/12/2013, la Giunta Regionale, modificando il proprio precedente atto n. 1208 del 23/03/2010, ha previsto, nell'ambito dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale del Veneto disposta ai sensi dell'art. 50 del D.P.R. 445/2000, l'istituzione di caselle di Posta Elettronica Certificata, ulteriori rispetto a quella del Protocollo Generale, tutte collegate al medesimo sistema di protocollo informatico, per la registrazione dei messaggi e relativi documenti ricevuti e spediti dalle Strutture Regionali;

L'atto in argomento, assunto a ridosso della riorganizzazione regionale disposta con DGR n. 2140 del 25/11/2013, che ha istituito le Aree, i Dipartimenti e le Sezioni di Dipartimento in attuazione degli artt. 11,13 e 15 della L.R. 54/2012, non ha individuato, nella neo organizzazione amministrativa, un livello specifico cui attribuire una casella di PEC propria, rimettendo alla Sezione competente in materia di protocollo informatico e flussi documentali l'individuazione e l'istituzione di caselle di posta certificata finalizzate alla gestione di particolari tipologie documentali o forme di registrazione particolari, tra cui le necessità connesse al sistema AVCPass;

Facendo seguito a tale atto di indirizzo, con decreti del Direttore della Sezione Affari Generali e FAS-FSC, sono state istituite ed attivate, a tutt'oggi, 18 caselle di Posta Elettronica Certificata attribuite a Strutture che manifestavano particolari motivazioni di urgenza nella ricezione dei documenti loro destinati (Sezione Protezione Civile, Settore Fitosanitario), o peculiarità e particolare riservatezza degli atti trattati (Avvocatura, Ufficio del Pubblico Tutore) o storicamente autonome nella gestione della corrispondenza (Strutture decentrate quali le Sezioni di Bacino Idrografico e relativo Dipartimento Difesa del Suolo) o altre che ne hanno fatto espressa richiesta (Dipartimento Agricoltura e Sviluppo Rurale, Dipartimento Territorio, Centro Regionale Acquisti Sanità);

Nonostante l'attivazione delle anzidette caselle abbia contribuito a decentrare la ricezione dei documenti e a rendere più efficiente la gestione dei medesimi nelle Strutture interessate, l'impatto quantitativo dei messaggi quotidianamente ricevuti e da protocollare presso il Protocollo Generale, ammontanti attualmente a più dell' 80% della corrispondenza telematica trasmessa a tutta la Regione del Veneto, rende necessario adottare una serie di provvedimenti di natura organizzativa in materia di gestione documentale;

Vista la nota prot. n. 95121 del 4/03/2015 con la quale la Segreteria Generale della Programmazione ha dato, in particolare, disposizioni conseguenti a quanto stabilito in sede di Pre Giunta in data 20/02/2015;

Preso atto che, nel corso del 2014 l'organizzazione regionale è stata completata e si è assestata sulla scorta dei provvedimenti di attribuzione di competenze alle Strutture di cui alla DGR 2611 del 30/12/2013, di incarico di Direzione delle Strutture di vertice intervenuta con Deliberazioni in data 30/12/2013 e n. 125 del 11/02/2014, nonché con l'istituzione dei Settori di cui alla DGR n. 2050 del 3/11/2014 e relativi incarichi dirigenziali intervenuti con DGR 2646 del 29/12/2014;

Considerato, quindi, necessario dare piena attuazione ai compiti di coordinamento, direzione e controllo propri delle Aree e dei Dipartimenti, individuando in tale livello dell'organizzazione il livello ottimale ai fini della gestione dei documenti da assegnarsi alle Strutture di riferimento, e, pertanto, da dotarsi al più presto di propria casella di PEC;

Considerato altresì, che è stata adottata la DGR n. 2371 del 16/12/2014 Approvazione delle "Linee guida in materia di AVCPass" per garantire il coordinamento e la omogeneità nell'utilizzo "Banca dati nazionale dei contratti pubblici" dell'Autorità Nazionale Anti Corruzione - A.N.A.C. da parte delle varie Strutture regionali, con la quale sono stati disciplinati gli aspetti di comunicazione relativi alle procedure di gara;

Viste le linee guida predisposte dalla Sezione Affari Generali FAS-FSC, per l'organizzazione e la gestione delle caselle di posta certificata dell'AOO Giunta Regionale e ritenuto opportuno sottoporle all'approvazione della Giunta Regionale;

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

UDITO il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale;

RICHIAMATA la propria Deliberazione n. 2596 del 30/12/2013, Trasmissione documenti e comunicazioni in modalità telematica con la Regione del Veneto. Organizzazione delle caselle di posta elettronica certificata afferenti all'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale. Modifica DGR n. 1208 del 23/3/2010, ai sensi della quale è stata prevista, nell'ambito dell'AOO Giunta Regionale del Veneto, la possibile istituzione di caselle di Posta Elettronica Certificata, ulteriori rispetto a quella del Protocollo Generale, tutte collegate al medesimo sistema di protocollo informatico, per la registrazione dei messaggi e relativi documenti ricevuti e spediti dalle Strutture Regionali;

PRESO ATTO che sono state istituite ed attivate, a tutt'oggi, 18 caselle di Posta Elettronica Certificata per alcune Strutture regionali che rappresentavano particolari esigenze di gestione documentale;

RICHIAMATA altresì la propria Deliberazione n. 2371 del 16/12/2014 Approvazione delle "Linee guida in materia di AVCPass" per garantire il coordinamento e la omogeneità nell'utilizzo "Banca dati nazionale dei contratti pubblici" dell'Autorità Nazionale Anti Corruzione - A.N.A.C. da parte delle varie Strutture regionali., con la quale è stato disciplinato l'utilizzo delle caselle mail personali e caselle PEC istituzionali ai fini della gestione delle procedure di gara con il sistema AVCPass;

CONSIDERATO che, ad avvenuto completamento dell'organizzazione regionale conseguente alla L.R. n. 54/2012, disposta con gli atti deliberativi in premessa richiamati, risulta opportuno dare attuazione al nuovo assetto organizzativo anche sotto il profilo dei flussi documentali;

ATTESO che, in linea con quanto stabilito in sede di Comitato dei Direttori e riportato nella nota della Segreteria Generale della Programmazione prot. n. 95121 del 4/03/2015, si rende necessario provvedere all'attivazione di caselle di PEC per le Aree ed i Dipartimenti in cui è articolata l'organizzazione regionale, al fine di consentire una gestione documentale funzionale all'esercizio delle attribuzioni di coordinamento loro proprie;

VISTE le Linee guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di posta certificata dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale del Veneto predisposte dalla Sezione Affari Generali FAS-FSC, che integrano le previsioni già espresse nella DGR n. 2596/2013;

VISTE le seguenti disposizioni normative e regolamentari:

• D.Lgs. 07/03/2005, n. 82 Codice dell'Amministrazione Digitale;
• D.P.R. 11/02/2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della Posta elettronica certificata, a norma dell'art. 27 della Legge 16/1/2003, n. 3;
• D.P.C.M. 03/12/2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
• L'art. 2 co. 2 della legge regionale n. 54 del 31 dicembre 2012;

RICHIAMATE le seguenti proprie deliberazioni:

• n. 3648 del 28/11/2003 DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 50 - Individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale;
• n. 1208 del 23/03/2010 Attivazione della Casella di Posta Elettronica Certificata per le strutture della Regione del Veneto afferenti all'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale;
• n. 1050 del 28/06/2013 Adempimenti di cui agli artt. 4, 5 e 6 del d.l. 18/10/2012, n. 179, convertito in Legge 17/12/2012, n. 221 - Disposizioni relative alle comunicazioni telematiche tra la Regione, i cittadini e le imprese: trasmissione dei documenti regionali tramite casella di posta elettronica certificata;

delibera

1.      Di approvare le Linee Guida per l'organizzazione e la gestione documentale delle caselle di Posta Elettronica Certificata dell'Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale, Allegato A, che integra le previsioni già espresse nella DGR 2596/2013;

2.      Di confermare quanto disposto al punto 5) del dispositivo della richiamata DGR 2596/2013;

3.      Di incaricare il Direttore della Sezione Affari Generali e FAS-FSC dell'adozione di tutti gli atti di gestione necessari all'attuazione di quanto disposto nel presente atto;

4.      Di pubblicare integralmente la presente Deliberazione nel Bollettino Ufficiale della Regione del Veneto.

(seguono allegati)

Torna indietro