Bur n. 12 del 30 gennaio 2015

Materia: Appalti

Deliberazione della Giunta Regionale n. 2464 del 23 dicembre 2014

Servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali. DGR n. 505 del 15/04/2014. Autorizzazione gara, a mezzo procedura ristretta, volta alla stipula di un accordo quadro con un unico fornitore ex articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.lgs. n. 163/2006 - Tec 1/2014.

La Regione del Veneto ha da tempo avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in attuazione della normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza. Tale percorso, che ha interessato sia gli aspetti organizzativi sia quelli informatici della dematerializzazione, fornisce all’Amministrazione Regionale Veneta un’esperienza fondamentale per indirizzare, promuo

vere e supportare le iniziative legate a questo tema presso gli Enti Locali.

Il governo dei processi di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per garantire nel tempo l’integrità e la reperibilità dei documenti.

La dematerializzazione non può venire però ricondotta alla pura realizzazione di processi di digitalizzazione della documentazione.

Investe piuttosto tutta la sfera della riorganizzazione e semplificazione dei processi, della trasparenza e  dell’uso diffuso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra cittadini e amministrazioni.

La dematerializzazione si pone pertanto come un processo qualificante di efficienza e di trasparenza delle Amministrazioni pubbliche, consentendo nel contempo grandi risparmi diretti in termini di carta e spazi recuperati, e indiretti in termini di tempo ed efficacia dell’azione amministrativa pubblica, delle aziende e dei privati.

La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura: difficoltà interpretative delle diverse norme; scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici e  per la loro gestione; limitata e in alcuni casi assente integrazione tra i diversi strumenti che presiedono ai vari step del processo documentale.

Si consideri inoltre che la materia in questione è complessa, in continua evoluzione, e mette in difficoltà soprattutto i piccoli enti che non dispongono di competenze approfondite oltre che di risorse economiche. Molti di questi utilizzano la posta certificata e poi stampano messaggi e documenti, procedendo alla protocollazione e archiviazione cartacea. E’ di tutta evidenza, quindi, che il passaggio dal vecchio sistema “cartaceo” al nuovo “digitale”, deve essere accompagnato da un’evoluzione dell’organizzazione e da una revisione dei processi interni. È richiesta una crescita culturale, una consapevolezza della direzione intrapresa, una formazione adeguata, un supporto professionale che garantiscano il reale successo di questa rivoluzione chiamata dematerializzazione.

Si consideri inoltre che gli Enti pubblici producono e trattano documenti simili, la cui dematerializzazione è bene avvenga sempre allo stesso modo, ossia con gli stessi formati, le stesse informazioni descrittive - quelli che vengono definiti ‘metadati’ – e le medesime regole di conservazione, come ad esempio la durata di permanenza in archivio.

Per tali motivi la Regione del Veneto già da tempo ha avviato una serie di iniziative volte a supportare gli Enti veneti nel citato processo di dematerializzazione attraverso:

1) la messa a disposizione, in forza del contratto d’appalto aggiudicato con DDR n. 16 del 14/06/2010 alla società Infocert Spa, in favore di tutti gli Enti Locali veneti di una serie di servizi (alcuni gratuiti ed altri a pagamento) a supporto dei processi di dematerializzazione documentale: firma digitale, posta elettronica certificata, conservazione sostituiva, formazione, supporto e affiancamento.

2) il Protocollo d’Intesa tra la Regione del Veneto ed i Centri Servizi Territoriali del Veneto (DGR n. 2300 del 29/12/2011) per lo sviluppo di progettualità e di collaborazioni nell'ambito dell'e−Governement e della Società dell'Informazione.

3) le Convenzioni integrative al Protocollo d’intesa di cui sopra per la realizzazione, da parte dei 4 Centri Servizi Territoriali firmatari, di un progetto di dematerializzazione completa di uno o più flussi documentali (DGR n. 925 del 18/6/2013).

In un simile contesto l’Amministrazione regionale, con DGR n. 505 del 15/04/2014 ha approvato un avviso pubblico in cui ha proposto agli Enti Locali del Veneto, agli Enti e Agenzie Regionali la stipula di un accordo di collaborazione, ai sensi dell’articolo 15 della Legge n. 241/1990, finalizzato alla gestione associata della procedura di gara – gara della quale si chiede l’autorizzazione all’indizione con il presente provvedimento - per l’acquisto dei servizi di firma digitale, marcatura temporale, conservazione dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formaizone ed help desk ai sensi degli articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.Lgs. n. 163/2006 e successive modifiche ed integrazioni.  

Con tale accordo di collaborazione, la Regione del Veneto assume la funzione di referente organizzativo per la gestione amministrativa associata dell’acquisto, rimanendo esclusivamente in capo ai soggetti aderenti la stipula e il finanziamento dei successivi contratti attuativi di un accordo quadro che la Regione del Veneto stipulerà con l’impresa aggiudicataria.

L’iniziativa in parola ha suscitato notevole coinvolgimento da parte degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali tanto da giustificare numerose adesioni in forma individuale o associata per complessivi n. 211 Enti (86 comuni, 9 enti strumentali regionali, 6 enti di altra natura, 9 CST/Unioni ai quali afferiscono 101 comuni), attraverso la presentazione dei rispettivi piani dei fabbisogni, agli atti della Sezione Sistemi Informativi.

Il costo complessivo stimato, che sarà a carico di tali Enti ed Agenzie nei limiti dei rispettivi fabbisogni, è pari ad € 3.400.000,00.= IVA esclusa.

A tali piani dei fabbisogni occorre aggiungere quello proprio della Regione del Veneto per un costo complessivo stimato e a carico della stessa pari ad € 2.277.850,00.= IVA esclusa, di cui € 1.218.850,00.= IVA esclusa della Sezione Sistemi Informativi ed € 1.059.000,00.= IVA esclusa della Sezione Controlli Governo Personale SSR che, con nota prot. n. 524242 del 05/12/2014, ha manifestato interesse all’adesione, dovendo realizzare il progetto di Fascicolo Sanitario Elettronico Regionale, come previsto dalla DGR n. 1671 del 07/08/2012.

Con il presente provvedimento, in attuazione della DGR n. 505 del 15/04/2014, si intende autorizzare l’indizione di una nuova gara d’appalto, a mezzo procedura ristretta, volta alla stipula di un accordo quadro con un unico fornitore ex articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.Lgs. n. 163/2006, della durata di 4 anni, con contratti attuativi della durata massima di 5 anni, considerato altresì che il menzionato contratto aggiudicato alla società Infocert Spa con DDR n. 16 del 14/06/2010,  avente ad oggetto l’”Acquisizione dei servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali veneti” verrà in scadenza in data 31/07/2015.

L’oggetto della gara è l’affidamento dei “servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali”, con una base d’appalto complessiva di € 5.677.850,00.= IVA esclusa, di cui € 3.400.000,00.= per il fabbisogno a carico degli Enti aderenti ed € 2.277.850,00.= IVA esclusa per il fabbisogno a carico dell’Amministrazione regionale (Sezione Sistemi Informativi: € 1.218.850,00.= IVA esclusa; Sezione Controlli Governo Personale SSR: € 1.059.000,00.= IVA esclusa)  e con aggiudicazione a favore dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell’art. 83 e seguenti del D.lgs. n. 163/2006, assegnando all’aspetto qualitativo il punteggio massimo di 65 punti e al prezzo il punteggio massimo di 35 punti. Per la tipologia di prestazioni appaltate gli oneri della sicurezza legati ai rischi da interferenza saranno pari a zero.

Detta procedura avrà la peculiarità di essere gestita in modo associato con gli Enti Locali del Veneto, gli Enti e Agenzie Regionali aderenti all’iniziativa. Ciò consentirà di raggiungere molteplici benefici a partire dalla riduzione del costo dei servizi, grazie alle economie di scala ottenibili dal convenzionamento di un gran numero di soggetti.

L’importo complessivo stimato di € 2.277.850,00.= IVA esclusa per il fabbisogno a carico dell’Amministrazione regionale troverà copertura:

-  per quanto riguarda la Sezione Sistemi Informativi per l’importo di €  1.218.850,00.= IVA esclusa sul capitolo  n. 7200 “Spese per il sistema Informativo Regionale: acquisti, manutenzione, assistenza tecnica e sistemistica ed altri servizi inerenti al funzionamento dello stesso e per le attività di aggiornamento e comunicazione nei settori dell’informatica e della telematica” attribuito alla Sezione Sistemi Informativi dal bilancio annuale di previsione dei successivi esercizi contabili;

- per quanto riguarda la Sezione Controlli Governo Personale SSR per l’importo di € 1.059.000,00.= IVA esclusa sui fondi propri di quest’ultima della gestione accentrata nel corrispondente capitolo di spesa corrente del bilancio annuale di previsione dei successivi esercizi contabili (nota prot. n. 524242 del 05/12/2014);

Si propone altresì di nominare Responsabile del Procedimento dell'indicenda gara il Dirigente del Settore e-Government e Società dell’Informazione della Sezione Sistemi Informativi della Regione del Veneto.

Ai sensi e per gli effetti dell'articolo 1, comma 449 della legge 27 dicembre 2006, n. 296 e dell'articolo 1, comma 7 della legge 7 agosto 2012 n. 235, a seguito di esame delle convenzioni disponibili, si da atto dell'inesistenza di convenzioni CONSIP comparabili rispetto al contratto che si intende acquisire e che pertanto consentano all'Amministrazione di soddisfare le proprie esigenze.

Si precisa che la spesa prevista con il presente atto non rientra nelle tipologie soggette a limitazioni di cui alla L.R. 1/2011 in quanto costituisce corrispettivo per la prestazione di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali.

Alla luce di quanto sopra, con il presente provvedimento si intende procedere all’indizione della summenzionata procedura di gara, incaricando il Direttore della Sezione Sistemi Informativi (subordinatamente al reperimento di tutte le risorse necessarie) al compimento degli atti necessari all’esperimento della gara nella forma della procedura ristretta - compresa l'approvazione del Bando di gara e degli altri atti di gara, l’effettuazione delle pubblicazioni di legge, la sottoscrizione dell’Accordo Quadro e del contratto attuativo, l'assunzione degli impegni di spesa ed ogni altro aspetto inerente l’esecuzione del contratto.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

Udito il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale;

- VISTO il D.Lgs. n. 82 del 07/03/2005 e successive modifiche ed integrazioni;

- VISTO il D.Lgs. n. 163/2006  e successive modifiche ed integrazioni;

- VISTO l’articolo 11, comma 3, dello Statuto della Regione del Veneto;

- VISTO l’articolo 2, comma 2 lett. g), della Legge regionale n. 54 del 31 dicembre 2012;

- RICHIAMATE le DGR n. 505 del 15/04/2014;

- RICHIAMATE le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici, pubblicate nella  Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014;

- VISTA la nota prot. n. 524242 del 05/12/2014 della Sezione Controlli Governo e Personale SSR

delibera

1. le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;
2. di autorizzare, per le ragioni espresse in premessa, l’indizione di una gara, a mezzo di procedura ristretta, ex articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.Lgs. n. 163/2006 e successive modifiche ed integrazioni, per l’affidamento dei “Servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali”,  con aggiudicazione a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell'art. 83 e seguenti del D.Lgs. n. 163/2006, assegnando all'aspetto qualitativo il punteggio massimo di 65 punti ed al prezzo il punteggio massimo di 35 punti;
3. di dare atto che detta procedura sarà volta alla stipula di un accordo quadro con un unico fornitore ex articoli 59, comma 4 e 55, comma 2, del D.lgs. n. 163/2006, della durata di 4 anni, con contratti attuativi della durata massima di 5 anni;
4. di dare atto che l’importo complessivo stimato di gara è pari ad € 5.677.850,00.= IVA esclusa, di cui € 3.400.00,00.= per il fabbisogno a carico degli Enti aderenti ed € 2.277.850,00.= IVA esclusa per il fabbisogno a carico dell’Amministrazione regionale (Sezione Sistemi Informativi: € 1.218.850,00.= IVA esclusa; Sezione Controlli Governo e Personale SSR: € 1.059.000,00.= IVA esclusa);
5. di dare atto che l’importo complessivo stimato di € 2.277.850,00.= IVA esclusa per il fabbisogno a carico dell’Amministrazione regionale (Sezione Sistemi Informativi: € 1.218.850,00.= IVA esclusa; Sezione Controlli Governo e Personale SSR: € 1.059.000,00.= IVA esclusa) troverà copertura: a) quanto alla Sezione Sistemi Informativi, per l’importo di € 1.218.850,00.= IVA esclusa, sul capitolo n. 7200 “Spese per il sistema Informativo Regionale: acquisti, manutenzione, assistenza tecnica e sistemistica ed altri servizi inerenti al funzionamento dello stesso e per le attività di aggiornamento e comunicazione nei settori dell’informatica e della telematica” attribuito alla Sezione Sistemi Informativi dal bilancio annuale di previsione dei successivi esercizi contabili; b) quanto alla Sezione Controlli Governo Personale SSR, per l’importo di € 1.059.000,00.= IVA esclusa, sui fondi propri di quest’ultima appartenenti alla gestione accentrata nel corrispondente capitolo di spesa corrente del bilancio annuale di previsione dei successivi esercizi contabili (nota prot. n. 524242 del 05/12/2014);
6. di dare atto dell'attuale inesistenza di convenzioni Consip attive comparabili al contratto che si intende acquisire in esito all’indicenda procedura di gara, tali da consentire all’Amministrazione di soddisfare le proprie esigenze, ai sensi e per gli effetti dell'art. 1, comma 449, della Legge n. 296 del 27/12/06 e dell'art. 1, comma 7 della Legge n. 135 del 07/08/12;
7. di incaricare il Direttore della Sezione Sistemi Informativi, subordinatamente al reperimento delle risorse necessarie, del compimento di tutti gli atti necessari all'attuazione della procedura di cui ai punti n. 2) e n. 3), compresa l'approvazione del Bando di gara e degli altri atti di gara, l’effettuazione delle pubblicazioni di legge, la sottoscrizione dell’accordo quadro e del contratto attuativo, l'assunzione degli impegni di spesa ed ogni altro aspetto inerente l’esecuzione del contratto;
8. di nominare Responsabile del Procedimento dell'indicenda gara il Dirigente del Settore e-Government e Società dell’Informazione della Sezione Sistemi Informativi della Regione del Veneto;
9. di dare atto che la spesa per i servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali del Veneto, degli Enti e Agenzie Regionali, di cui si prevede il futuro impegno con il presente atto, non è soggetta alle limitazioni ex L.R. 1/2011;
10. di dare altresì atto che il presente provvedimento è soggetto a pubblicazione ai sensi dell'articolo 23 del D.Lgs. n. 33 del 14/03/2013;
11. di pubblicare la presente deliberazione nel Bollettino Ufficiale della Regione.

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