Bur n. 79 del 14 agosto 2014

Materia: Formazione professionale e lavoro

Deliberazione della Giunta Regionale n. 1358 del 28 luglio 2014

Attività formative disciplinate dalla L.R. 10/1990 - sistema di registrazione telematica delle presenze. Avvio fase sperimentale dell'applicativo denominato "Registro On-line".

L'Assessore Elena Donazzan riferisce quanto segue:

La Legge Regionale 10/1990 prevede che la Regione del Veneto, allo scopo di concorrere a realizzare il diritto al lavoro sancito dall'articolo 4 della Costituzione e di curare la formazione e l'elevazione professionale dei lavoratori ai sensi degli articoli 35 e 38 della Costituzione, nell'ambito delle proprie competenze, in armonia con la Legge Statale n. 845 del 1978, con il Programma Regionale di Sviluppo, con gli indirizzi della Comunità Economica Europea e con gli interventi dello Stato ai sensi della Legge 28 febbraio 1987, n. 56, effettua azioni di formazione professionale, organizza servizi per l'informazione e l'orientamento al lavoro, svolge attività di osservazione del mercato del lavoro, sostiene l'occupazione con misure di politica attiva del lavoro.

Le azioni formative costituiscono un servizio di interesse pubblico e sono definite e realizzate in maniera integrata con il sistema scolastico e con quello produttivo, nella prospettiva della formazione continua e ricorrente.

Nel processo di programmazione, la Regione adotta come modalità ordinaria la valutazione dell'efficacia ed efficienza degli interventi.

Le azioni formative sono attuate, tra gli altri soggetti, da Enti e Organismi di formazione, associazioni di imprese, imprese e loro consorzi, mediante convenzione con la Regione, tramite finanziamenti regionali, nazionali e comunitari.

Per le attività svolte da tali soggetti, la Regione effettua ordinariamente numerose attività di controllo tese, come sopra indicato, a valutare l'efficacia e l'efficienza degli interventi.

Al fine di realizzare i controlli previsti, strumenti indispensabili sono i documenti attestanti le attività svolte dagli utenti dei percorsi, ossia i registri presenze e i fogli mobili individuali sui quali vengono registrate giornalmente le ore di lezione, di accompagnamento, di tirocinio ecc.

Attualmente, la registrazione delle attività avviene su registri e fogli mobili cartacei, preventivamente vidimati dalle strutture regionali competenti a garanzia di inalterabilità del documento nel tempo.

Si tratta di uno strumento indubbiamente efficace, ma che comporta notevole dispendio di risorse finanziarie (per la stampa dei documenti cartacei) e di tempo (per la vidimazione e i controlli necessari).

Nel corso degli ultimi anni, le istanze di semplificazione volte a migliorare l'efficienza complessiva del sistema hanno portato a definire nuove modalità di gestione delle risorse pubbliche.

In particolare, a partire dal 2009, la Commissione Europea, tramite modifiche dei Regolamenti Comunitari, ha introdotto la possibilità di determinare i contributi pubblici per il finanziamento mediante il Fondo Sociale Europeo (FSE) con il ricorso alle c.d. "opzioni di semplificazione" (vedi in particolare Reg. CE 396/2009 di modifica del Reg. CE 1081/2006).

Le Autorità di Gestione del FSE pertanto possono ora determinare i contributi riconoscibili ai soggetti che realizzano le attività, oltre che verificando i costi sostenuti (modalità c.d. "a costi reali"), tramite il ricorso a:

• Costi indiretti dichiarati a forfait;
• Unità di Costo standard, determinate anticipatamente dall'Autorità di Gestione;
• Somme forfetarie.

In particolare il ricorso alle Unità di Costo Standard (UCS), nel corso degli ultimi anni, è la modalità che ha visto la più ampia sperimentazione e il coinvolgimento maggiore da parte delle Autorità di Gestione FSE.

Si tratta di una importantissima innovazione in termini di gestione delle attività finanziate a sovvenzione, in quanto viene quasi azzerata la gestione della documentazione di spesa, con la conseguenza di una grande riduzione degli oneri amministrativi e burocratici in capo al soggetto beneficiario e dei tempi di verifica da parte del soggetto erogante. L'introduzione di questa modalità garantisce quindi minori costi e tempi più veloci per l'erogazione delle risorse.

Le Regioni e le Province autonome che gestiscono, attraverso i propri Programmi Operativi, le risorse del FSE hanno quindi sperimentato in questi anni modelli di semplificazione dei costi in applicazione della normativa sopra richiamata in materia di forfetizzazione, e hanno condiviso, durante il dibattito che si è aperto in questo periodo, l'importanza di avviare un processo di scambio e confronto, sia a livello nazionale che con altre realtà europee, sull'applicazione di tali modelli di semplificazione, anche in previsione della futura adozione dei Regolamenti Comunitari validi per il ciclo di programmazione 2014-2020.

In particolare, a partire dal 2011 è stato attivato un progetto interregionale, denominato "Modelli di semplificazione dei costi ed analisi delle relative procedure di gestione e controllo in applicazione dei nuovi Regolamenti Comunitari in materia di forfetizzazione: confronto e scambio di buone pratiche e indicazioni per il negoziato della programmazione 2014-2020", volto a favorire il confronto tra le parti interessate, con i seguenti obiettivi:

• maggiore diffusione del principio di semplificazione anche presso le Amministrazioni che non hanno ancora sperimentato modelli per il riconoscimento forfetario dei costi;
• miglioramento dei controlli FSE di primo livello, specialmente in merito alla riduzione dei tempi e alla semplificazione delle modalità di controllo;
• velocizzazione dei flussi finanziari e conseguente miglioramento dell'utilizzo delle risorse FSE in termini di efficienza ed efficacia.

Al progetto attualmente aderiscono 15 Amministrazioni, e dato il forte interesse suscitato il termine iniziale (dicembre 2013) è stato prorogato fino a dicembre 2014; nel corso di quest'anno il progetto si occupa in particolare di valutare l'impatto e le modalità di applicazione dei nuovi Regolamenti Comunitari per la gestione del FSE 2014-2020.

Il progetto interregionale ha avuto ampia risonanza a livello nazionale ed europeo, tanto che è stato oggetto di approfondimento da parte della Corte dei Conti italiana, che ha organizzato a settembre 2013 uno specifico incontro per avere informazioni, da parte delle regioni aderenti, sugli aspetti positivi e sulle criticità delle opzioni di semplificazione.

L'indagine della Corte dei Conti, condotta in sinergia con i magistrati contabili di altre nazioni europee, ha portato alla definizione di una relazione avente ad oggetto "Semplificazione delle regole sui Fondi Strutturali".

Nella relazione, oltre al generale apprezzamento per la qualità delle sperimentazioni attuate in Italia e del lavoro del progetto interregionale, si pone l'accento da un lato sui vantaggi originati dall'utilizzo delle opzioni di semplificazione, dall'altro sulla necessità di ripensare e ridefinire gli ambiti e le modalità dei controlli.

In particolare si indica che "è necessario incentivare l'informatizzazione del calendario didattico, anche con riguardo alle presenze/assenze, sì da eliminare i passaggi di documentazione cartacea e favorire la valorizzazione del concetto di risultato".

Per le motivazioni sopra esposte, a partire dal 2013 la Direzione Formazione, ora Sezione Formazione, in collaborazione con la Direzione Sistemi Informativi, ora Sezione Sistemi Informativi, ha iniziato la progettazione e la realizzazione di un applicativo software, denominato "Registro On-line", per la registrazione delle presenze/assenze durante le attività, che possa sostituire il registro e i fogli mobili individuali cartacei.

Si tratta di un applicativo che, facendo tesoro di attività analoghe già introdotte in altri ambiti (ad esempio nella formazione in apprendistato), è progettato per essere utilizzato dai docenti dei percorsi di formazione, in maniera il più possibile semplice e intuitiva, con qualunque tipo di dispositivo hardware (personal computer, tablet, smartphone) e qualunque sistema operativo.

Gli obiettivi dell'utilizzo di tale applicativo sono molteplici:

• eliminazione dei costi legati alla produzione e conservazione dei registri cartacei;
• eliminazione dei tempi per la vidimazione e riduzione dei tempi per il controllo preventivo dei dati;
• riduzione della possibilità di errore nella registrazione delle attività, attraverso l'utilizzo di marche temporali (timestamp);
• riduzione dei tempi e della possibilità di errore nei controlli in itinere e a consuntivo;
• automatizzazione dei controlli di corrispondenza tra calendario delle attività e registrazione delle stesse;
• disponibilità in tempo reale dello stato di avanzamento delle attività (ore effettivamente realizzate);
• automatizzazione dei totali ore erogate e ore frequentate per ciascun partecipante;
• eliminazione o almeno riduzione dei contenziosi tra la Regione e gli Organismi di formazione per irregolarità nella tenuta dei registri/fogli mobili.

A partire da maggio 2014 una versione di test del software è stata utilizzata per una prima sperimentazione con alcuni enti del territorio. L'utilizzo del Registro On-line, in questa fase, non ha sostituito il tradizionale registro cartaceo.

A seguito dell'esito sostanzialmente positivo del primo test, sono state richieste alla Sezione Sistemi Informativi alcune migliorie all'applicativo, oltre ad una valutazione delle attività da porre in essere per garantire il funzionamento del sistema a pieno carico, sia in termini di prestazioni hardware e software che di assistenza agli utenti. La versione aggiornata del sistema dovrebbe essere disponibile per la fine di agosto, in tempo quindi per poter essere utilizzata nelle attività di formazione iniziale per l'annualità 2014-2015.

Si tratta di un'innovazione ad alto impatto, sia perché modifica profondamente le modalità di gestione e controllo delle attività, sia perché a regime dovrebbe coinvolgere tutte le attività formative di competenza della Sezione Formazione, e a seguire anche di tutto il Dipartimento Formazione, Istruzione e Lavoro, quindi un numero molto elevato di percorsi.

Proprio in considerazione del significativo impatto che il modello avrà sul sistema formativo, si ritiene opportuno procedere gradualmente alla sua introduzione: in una prima fase l'applicativo verrà utilizzato solo su un gruppo ristretto di percorsi formativi, con l'obiettivo, come detto, di una estensione graduale appena i risultati raggiunti lo consiglieranno.

Si precisa che il Registro On-line è stato concepito per essere utilizzato come strumento di registrazione esclusivamente per le attività in aula, o che comunque prevedono la presenza contestuale degli utenti e di un operatore dell'Organismo di formazione (docente, orientatore ecc.), ed in ogni caso solo per le attività che prevedono una calendarizzazione preventiva sui sistemi gestionali della Regione (quali ad esempio il sistema di Gestione delle Attività Fondo Sociale Europeo - GAFSE - ed A39).

Per raggiungere il medesimo obiettivo di semplificazione anche per le attività di stage/tirocinio ed in generale per le attività che non prevedono la presenza di un operatore dell'Organismo di formazione, si prevede di modificare anche la gestione di tali attività: è previsto che, in luogo del foglio mobile vidimato preventivamente, le attività di stage/tirocinio vengano dichiarate mediante idonea dichiarazione sostitutiva da parte dell'azienda ospitante.

L'introduzione del Registro On-line comporta la necessità di modificare le disposizioni per la gestione e la rendicontazione delle attività relativamente ai corsi che saranno gestiti con tale strumento; si propone pertanto all'approvazione l'Allegato A, che forma parte integrante del presente provvedimento, e che contiene le nuove disposizioni per le attività gestite mediante utilizzo del Registro On-line.

Si precisa che l'Allegato A modifica le disposizioni per la gestione e la rendicontazione approvate in precedenza esclusivamente per le parti che hanno rilevanza ai fini dello strumento di registrazione delle presenze (Registro On-line in luogo del registro cartaceo). Le altre disposizioni non sono oggetto di modifica.

In ogni caso, il Soggetto attuatore, al fine di garantire il corretto tracciamento delle attività, dovrà sempre essere in grado di produrre, su richiesta degli uffici regionali, dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà attestante l'attività svolta, sottoscritta ai sensi del DPR 445/00 dal legale rappresentante, conservando agli atti analoghe dichiarazioni rilasciate dai destinatari - se maggiorenni - e dagli operatori interessati.

Si propone di demandare al Direttore Regionale della Sezione Formazione, competente per materia, l'attuazione del presente atto, nonché in particolare, l'adozione di atti volti a:

• approvare e se necessario modificare le modalità tecniche e le regole di utilizzo dell'applicativo denominato Registro On-line;
• definire le modalità alternative di registrazione in caso di malfunzionamento prolungato o blocco totale del sistema di registrazione;
• individuare i corsi che dovranno utilizzare il Registro On-line come modalità esclusiva di registrazione delle presenze;
• apportare alle disposizioni di gestione e rendicontazione di cui all'Allegato A al presente provvedimento le ulteriori modifiche che si rendessero necessarie o utili per la corretta ed efficace realizzazione delle attività;
• estendere l'utilizzo del Registro On-line, a seguito della sperimentazione, stabilendone la decorrenza, ad altri corsi della stessa tipologia di attività o di altre attività.

La stessa Sezione Formazione, inoltre, è incaricata di coordinare le attività di progettazione e sviluppo dell'applicativo e le attività di assistenza agli utenti, anche con il supporto della Sezione Sistemi Informativi.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

• Udito il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale;
• Vista la Legge Regionale n. 10/1990 e s.m.i.;
• Visto l'art. 2 c. 2 della Legge Regionale n. 54/2012;

delibera

(seguono allegati)

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