Bur n. 76 del 05 agosto 2014

Materia: Informatica

Deliberazione della Giunta Regionale n. 1199 del 15 luglio 2014

Servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata, supporto, formazione ed help desk a favore della Regione del Veneto e degli Enti Locali veneti. DGR n. 1006 del 23/03/2010 e DGR n. 1542 del 08/06/2010. Ripetizione dei servizi analoghi, ai sensi dell'art. 57 comma 5, lett. b) del D.lgs 163/2006. e ss.mm.ii, per il periodo dal 01/08/2014 al 01/08/2015.

Il Vicepresidente, On. Marino Zorzato, riferisce quanto segue.

Con DGR n. 505 del 15/04/2014 la Regione del Veneto ha mosso un importante passo verso l'eliminazione della carta nei procedimenti amministrativi (la cosiddetta "dematerializzazione").

Con detto provvedimento è stato approvato un avviso pubblico in cui l'Amministrazione regionale ha proposto agli Enti Locali Veneti la stipula di un accordodi collaborazione, ai sensi dell'art. 15 della legge 241/90,finalizzato alla gestione associata della procedura - di prossima indizione - per l'acquisto dei servizi di firma digitale, marcatura temporale, conservazione a norma dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata ed help desk ai sensi degli artt. 55 co. 2 e 59 co. 4 del D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii.

Gli Enti locali possono aderire all'iniziativa in forma individuale o associata - -attraverso centri servizi territoriali o altre forme di aggregazione, (CST) - presentando entro il 30.06.2014 il relativo piano dei fabbisogni.

La procedura di gara che verrà successivamente indetta è volta a soddisfare i fabbisogni della Regione e degli altri enti convenzionati, consentendo di raggiungere molteplici benefici a partire dalla riduzione del costo dei servizi, grazie alle economie di scala ottenibili dal convenzionamento di un gran numero di enti.

Nell'ambito di detta gara sarà messo a disposizione un servizio di conservazione sostituiva a norma dei documenti informatici.

La conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, poiché garantisce che documenti/informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo - similmente ai documenti cartacei - in modo autentico ed accessibile. In assenza di tale garanzia non sarebbe infatti possibile ipotizzare una reale diffusione del processo di dematerializzazione.

La realizzazione di archivi accessibili e strutturati, con la messa a disposizione dell'enorme patrimonio informativo detenuto dalla Pubblica Amministrazione, costituisce quindi uno strumento indispensabile per tutti gli Enti. In questo contesto l'archivio e la gestione documentale acquisiscono in ambito digitale una nuova centralità la quale ne amplia aspetto, ruolo e funzioni, rispetto sia all'approccio tradizionale basato sostanzialmente sulla carta sia alla classica ripartizione dell'archivio in "corrente", "di deposito" e "storico".

Va da sé che, essendo i documenti da conservare e le problematiche applicative da affrontare i medesimi per tutti gli Enti Locali, la conservazione costituisce il tipico servizio esercitabile in forma associata tra gli stessi.

Gli enti pubblici, infatti, producono e trattano documenti simili, la cui dematerializzazione è bene avvenga sempre allo stesso modo, ossia con gli stessi formati, le stesse informazioni descrittive - quelli che vengono definiti 'metadati' - e le medesime regole di conservazione, come ad esempio la durata di permanenza in archivio.

Sul punto si evidenzia, altresì, che nella Gazzetta Ufficiale n.59 del 12 marzo 2014 (Supplemento Ordinario n. 20), sono entrate in vigore le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, le quali vanno proprio nella direzione di rendere omogenei tecnologie, processi, standard e regole per la gestione e la conservazione dei documenti amministrativi informatici tra le Pubbliche Amministrazioni.

Detta normativa, peraltro, apportando modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004, introduce il concetto di"sistema di conservazione", che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.

In questo scenario la gestione associata dell'appalto consente di rendere integrabili tra loro sistemi documentali delle diverse Amministrazioni pubbliche, mettendo a fattore comune esperienze e conoscenze, creare un sistema veneto di eccellenza che metta in rete gli enti, i loro fornitori, i cittadini.

Si consideri, che la materia in questione è complessa, in continua evoluzione e mette in difficoltà soprattutto piccoli enti, che non dispongono di competenze approfondite, oltre che di risorse economiche. Molti di questi utilizzano la posta certificata, e poi stampano messaggi e documenti, procedendo alla protocollazione e archiviazione cartacea. E' di tutta evidenza, quindi, che il passaggio dal vecchio sistema "cartaceo" al nuovo "digitale", deve essere accompagnato da un'evoluzione dell'organizzazione e da una revisione dei processi interni. È richiesta una crescita culturale, una consapevolezza della direzione intrapresa, una formazione adeguata, un supporto professionale che garantiscano il reale successo di questa rivoluzione chiamata dematerializzazione.

Per tali motivi la Regione del Veneto già da tempo, ha avviato una serie di iniziative volte a supportare gli Enti veneti nel citato processo di dematerializzazione:

1. messa a disposizione, in forza del contratto d'appalto aggiudicato con DDR n. 16 del 14/06/2010, in favore di tutti gli Enti Locali veneti di una serie di servizi (alcuni gratuiti ed altri a pagamento) a supporto dei processi di dematerializzazione documentale: firma digitale, posta elettronica certificata, conservazione sostituiva a norma, formazione, supporto e affiancamento.
2. Protocollo d'Intesa tra Regione del Veneto e centri servizi territoriali del Veneto (DGR n. 2300 del 29/12/2011) per lo sviluppo di progettualità e di collaborazioni nell'ambito dell'e−Governement e della Società dell'Informazione .
3. Convenzioni integrative al protocollo d'intesa di cui sopra per la realizzazione, da parte dei 4 centri servizi territoriali firmatari, di un progetto di dematerializzazione completa di uno o più flussi documentali (DGR n. 925 del 18/6/2013).

Tali iniziative, che vanno nella direzione di costituire un polo archivistico regionale, saranno ulteriormente potenziate dalle seguenti azioni:

1. definizione di un modello tecnologico ed organizzativo per la costituzione del polo archivistico regionale, secondo un approccio aperto e federato;
2. costituzione di un centro di competenza regionale di coordinamento organizzativo con il compito di definire gli standard di conservazione da adottare a livello regionale (tipologia dei documenti, metadati associati, tempi di conservazione, modalità di scarto ecc.) e di snodo tecnologico per isolare la complessità operativa nonché facilitare e supportare gli enti in tutte le fasi della conservazione: conferimento, ricerca, esibizione, scarto;
3. coinvolgimento e impulso delle imprese ICT affinché integrino i propri software gestionali (produttori e gestori di documenti informatici) nel rispetto degli standard di cui sopra.

Considerato che il predetto contratto, aggiudicato con DDR n. 16 del 14.06.2010, verrà in scadenza in data 31/07/2014, risulta allo stato necessario esperire una gara d'appalto, che avrà la peculiarità, come previsto dalla DGR 505/2014 e descritto in apertura, di essere gestita in modo associato con gli Enti Locali aderenti all'iniziativa, configuratasi anch'essa quale strumento propedeutico alla costituzione del predetto polo archivistico regionale.

L'iniziativa in parola ha suscitato tra gli Enti Locali veneti notevole coinvolgimento tanto da giustificare il differimento della scadenza del termine fissato per la presentazione del piano dei fabbisogni al 30.06.2014 al fine di consentire la massima partecipazione degli stessi, anche a fronte del rallentamento dell'attività amministrativa di alcune Amministrazioni locali , essendo avvenuto il rinnovo dei relativi consigli comunali, a seguito delle recenti consultazioni elettorali

Alla luce di quanto esposto si evidenzia che l'avvio della nuova procedura di gara deve scontare i tempi richiesti agli Enti locali interessati per percepire la complessità e la novità del progetto proposto, nonché per attivare le procedure amministrative interne preliminari all'adesione.

Si precisa, inoltre, che la stesura degli atti di gara presenta elementi di complessità tecnico amministrativa nonché novità procedurali, trattandosi di un appalto che viene gestito in forma associata, volto a soddisfare i fabbisogni di soggetti terzi, vale a dire gli Enti locali e che sfocerà nella stipula di un Accordo Quadro tra il soggetto aggiudicatario della nuova gara d'appalto e l'Amministrazione regionale, ex art. 59 co. 4 del D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii..

Tale attesa, alla luce dei tempi che si presumono necessari per lo svolgimento della gara, rende necessaria la proposta di autorizzazione, peraltro già prevista esplicitamente nel bando di gara di cui alle DGR n. 1006 del 23/03/2010 e n. 1542 08/06/2010, ai sensi dell'art. 57, comma 5, lett. b) del D..Lgs. 163/06, a proseguire il servizio erogato dall'attuale fornitore per ulteriori 12 mesi (dal 01/08/2014/ al 01/08/2015).

Detta ripetizione consentirà peraltro, in ipotesi di aggiudicazione dell'appalto ad un nuovo fornitore, di gestire in modo efficiente il periodo di "transizione", ossia di iniziale affiancamento alla ditta attualmente conduttrice dei servizi in oggetto, al fine di garantire la continuità e la qualità del servizio affidato.

L'onere economico connesso a detto prolungamento risulta ad essere pari ad € 169.848,40 (iva compresa) e potrà trovare copertura sul capitolo di spesa n. 7200 "Spese per il Sistema Informativo Regionale: acquisti, manutenzione, assistenza tecnica e sistemistica ed altri servizi inerenti al funzionamento dello stesso e per le attività di aggiornamento e comunicazione nei settori dell'informatica e della telematica".

Si precisa che le spese previste con il presente atto non rientrano nelle tipologie soggette a limitazioni ai sensi della L.R. 1/2011, trattandosi di spese relative ai servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata della Regione del Veneto.

Per l'attuazione del presente provvedimento inoltre si propone di incaricare lo stesso Direttore della Sezione Sistema Informativi all'attuazione delle procedure necessarie per la ripetizione dal 01/08/2014 al 01/08/2015 compresa l'assunzione degli impegni di spesa ed ogni altro aspetto inerente l'esecuzione del contratto.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

Udito il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale;

-    VISTO il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo n. 82 del 07/03/2005 e ss.mm.ii.);

-    VISTA la Legge n. 241/1990 e ss.mm.ii;

-    VISTO l'art. 11 co. 3 dello Statuto della Regione del Veneto;

-    VISTO l'art. 2 co. 2 lett. g) della legge regionale n. 54 del 01/08/2014 dicembre 2012.

-    RICHIAMATE le DGR n. 505 del 15/04/2014 ; n. 1006 del 23/03/2010; n. 1542 08/06/2010;

-    RICHIAMATE le regole tecniche pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n.59 del 12 marzo 2014

-    VISTA la deliberazione CNIPA n. 11/2004

delibera

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