Bur n. 59 del 13 giugno 2014

Materia: Sanità e igiene pubblica

Deliberazione della Giunta Regionale n. 777 del 27 maggio 2014

Sviluppo della funzione di Internal Auditing finalizzata alla creazione ed alla gestione di un Sistema di Controllo Interno nelle Aziende ed Istituti del SSR e nell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie: rendicontazione delle attività del 2013 e Piano delle Attività per il 2014.

L'Assessore Luca Coletto riferisce quanto segue.

Nelle Aziende/Istituti del SSR, la necessità di assicurare ai cittadini un adeguato livello qualitativo dei servizi, garantendo allo stesso tempo l'equilibrio economico-finanziario, richiede l'applicazione dei criteri di efficienza, efficacia ed economicità in ogni aspetto gestionale ed organizzativo del sistema.In quest'ottica, la costituzione e l'implementazione del Sistema di Controllo Interno (SCI), quale elemento della gestione per il governo dei rischi amministrativo-contabili, è un obiettivo di fondamentale importanza per l'intero Sistema Sanitario Regionale.

Il raggiungimento di questo risultato appare, sempre più, legato ad una visione strategica del sistema sanitario regionale quale struttura unitaria ed integrata, finalizzata a soddisfare il bisogno di salute costituzionalmente garantito ai cittadini: tale visione strategica implica un rafforzamento del ruolo di governance da parte della Regione, come già evidenziato nelle deliberazioni che hanno definito gli obiettivi generali di salute e di funzionamento dei servizi per le annualità 2011, 2012, 2013 e 2014 per le Aziende ULSS ed Ospedaliere del Veneto e per l'IRCCS "Istituto Oncologico Veneto", vale a dire le DD.GG.RR. 3140/2010 per l'anno 2011, 2369/2011 per l'anno 2012, 1237/2013 per l'anno 2013 e 2533/2013 per l'anno 2014.

Con la DGR 995/2012 "Sviluppo della funzione di internal auditing finalizzata alla creazione ed alla gestione di un Sistema di Controllo Interno nelle Aziende del SSR. DGR 2369 del 29/12/2011", si è tracciato il percorso di sviluppo del Sistema di Controllo Interno, mettendo in atto tutte le iniziative necessarie ad avviare e consolidare il programma rivolto alla creazione ed alla gestione di un sistema dei controlli interni finalizzato a governare i rischi amministrativo-contabili.

La costituzione e l'implementazione del Sistema di Controllo Interno, quale elemento della gestione per il governo dei rischi amministrativo-contabili rappresenta anche un importante elemento di supporto per il raggiungimento degli obiettivi propri della DGR 1412 del 17 luglio 2012, che dà l'avvio all'operazione di Revisione Volontaria di Bilancio delle Aziende ULSS ed Ospedaliere del Veneto, dell'IRCCS Istituto Oncologico Veneto e dell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie. La progettualità per lo sviluppo del Sistema di Controllo Interno per gli anni 2013 e 2014 ha quindi tenuto in debito conto la creazione di sinergie con la revisione volontaria di bilancio.

Gli obiettivi fondamentali, di carattere generale, che si intendono perseguire negli Enti del SSR tramite l'implementazione del Sistema di Controllo Interno sono la riduzione del rischio e, allo stesso tempo, il miglioramento della performance; dal punto di vista operativo la loro realizzazione può venir così declinata:

-      ridurre i rischi amministrativo-contabili presenti nei processi prioritari analizzati mediante la loro analisi, l'identificazione e la quantificazione dei rischi e lo sviluppo dei piani di contenimento;

-     ottenere miglioramenti in termini di efficacia ed efficienza dei processi.

Con la successiva DGR 501/2013 "Sviluppo della funzione di Internal Auditing finalizzata alla creazione ed alla gestione di un Sistema di Controllo Interno nelle Aziende del SSR. Rendicontazione delle attività del 2012 e definizione del Piano delle Attività del 2013" si è provveduto a presentare i risultati ottenuti nel corso del 2012 e ad indicare le progettualità da svolgere nell'anno 2013.

I risultati conseguiti nel 2012 hanno evidenziato che lo sviluppo del Sistema di Controllo Interno, finalizzato al governo del rischio amministrativo-contabile, ha permesso di identificare i processi prioritari in termini di rischio di natura amministrativo-contabile, attraverso la stesura di un documento sull'identificazione dei processi delle Aziende ed Istituti del SSR. Dei 40 processi individuati, sono stati selezionati 2 processi per ogni Azienda, in funzione delle priorità evidenziate durante la fase di mappatura. I percorsi formativi svolti nel 2012 hanno permesso di studiare 13 dei 40 processi complessivi, pari ad una copertura del 33% sul totale dei processi.

Gli obiettivi conseguiti tramite le progettualità del 2013 possono essere così sintetizzati:

-     studio completo di un processo intero per ciascuna Azienda/Istituto, in modo da coprire a livello regionale la maggior parte dei processi identificati, garantendo anche una buona copertura delle voci di bilancio;

-     studio ridotto di due processi attraverso la "personalizzazione" di processi studiati precedentemente da altre Aziende/Istituti;

-     attivazione di un percorso formativo per la gestione dei profili di accesso relativi alle procedure informatiche a supporto del funzionamento dei processi;

-     sviluppo degli stati di avanzamento lavori in merito ai processi assegnati nel 2012.

Per conseguire i suddetti obiettivi, durante il 2013 sono stati programmati una serie di incontri che hanno previsto la partecipazione delle Direzioni Generali, dei Collegi Sindacali, delle Direzioni Amministrative, Sanitarie e dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale di tutte le Aziende/Istituti del SSR, al fine di presentare la progettualità 2013.

Successivamente, coinvolgendo i Direttori Amministrativi ed i responsabili delle Funzioni Controllo Interno di tutte le Aziende del SSR, si è provveduto alla predisposizione ed aggiornamento del Piano triennale 2013-2015 e annuale 2013 di Sviluppo del Controllo Interno per il governo dei rischi amministrativo-contabili.

L'attività d'aula, inoltre, ha sviluppato attraverso il percorso formativo "L'analisi e la riduzione del rischio nei processi prioritari", rivolto alle Funzioni di Controllo Interno e al personale operante nei processi prioritari oggetto d'analisi e riduzione del rischio amministrativo-contabile, lo studio di tre processi, con le seguenti modalità d'apprendimento:

-     un processo con l'utilizzazione del metodo di studio completo per ciascuna Azienda/Istituto;

-     due processi con l'utilizzazione del metodo di studio ridotto, che prevede la personalizzazione di processi studiati precedentemente da altre Aziende/Istituti.

Inoltre è stato attivato un percorso formativo in merito alla gestione dei profili di accesso per le procedure informatiche utilizzate nei processi aziendali studiati nel corso del 2012, con il coinvolgimento delle Funzioni Controllo Interno, degli owner dei processi studiati nel 2012 e dei Responsabili dell'Area Informatica.

Tutte le suddette fasi di progetto hanno rispettato le scadenze programmate, in linea con gli obiettivi regionali indicati nella DGR 1237 del 16 luglio 2013 "Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei servizi per le Aziende ULSS del Veneto, l'Azienda Ospedaliera di Padova, l'Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata Verona e l'IRCCS "Istituto Oncologico Veneto"".

Nel dettaglio gli interventi formativi sono stati caratterizzati dai seguenti percorsi:

-     sviluppo della funzione Controllo Interno Aziendale: corso strutturato in 2 incontri di 0,5 gg ciascuno, ripetuto per 2 edizioni e rivolto ai Direttori Amministrativi e alle Funzioni Controllo Interno di ciascuna Azienda Sanitaria, al fine di supportare le Aziende nella pianificazione del Piano di Sviluppo triennale 2013-2015 e del Piano Annuale 2013;

-     sviluppo del Sistema di Controllo Interno per i processi prioritari: sono stati svolti un corso completo ripetuto per 6 edizioni - due corsi ridotti - ripetuti per 6 edizioni - e un corso sulla"Gestione dei profili Informatici" secondo l'articolazione seguente:

-     studio completo del processo: 6 edizioni (25 Aziende) - con il coinvolgimento di circa 115 persone;

-     studio ridotto del processo: 6 edizioni per due corsi (25 Aziende per corso) - con il coinvolgimento di circa 223 persone;

-     studio sulla "Gestione dei profili informatici": 6 edizioni (25 Aziende) - con il coinvolgimento di circa 112 persone.

I risultati finali delle attività svolte nell'anno 2013 evidenziano come si stia diffondendo una nuova mentalità organizzativa aziendale legata all'approccio per processi e alla relativa gestione, pur nel rispetto della strutturazione delle attività per funzioni. Si ricorda che la gestione per processi agevola le organizzazioni nel miglioramento delle performance, agendo su più funzioni organizzative secondo una logica "orizzontale" di creazione del valore per il cliente. Questo innovativo approccio aiuta le organizzazioni a sviluppare un punto di vista privilegiato - quello del cliente -, anziché l'enfatizzazione dei "silos organizzativi" secondo la logica per funzioni.

Si riporta in Allegato A alla presente deliberazione la relazione dal titolo "Progetto di sviluppo del Sistema di Controllo Interno presso Aziende ed Istituti del S.S.R. e presso l'I.Z.S. delle Venezie" che esplicita il dettaglio delle progettualità sviluppate dal progetto regionale 2013 in relazione al Sistema di Controllo Interno, anche per quanto riguarda le attività svolte dalle singole Aziende. Tale relazione inoltre contiene un analisi dettagliata delle attività svolte nel primo biennio di attività, 2012 e 2013, oltre al piano delle attività previste per il 2014.

Anche se sono trascorsi solamente due anni dall'avvio delle attività di implementazione del modello di Controllo Interno, ma è già possibile affermare che la metodologia proposta ha consentito il raggiungimento di risultati significativi. Si evidenzia in proposito una considerevole riduzione del rischio amministrativo-contabile, resa possibile dalle sinergie create tra e nelle Aziende Sanitarie. Questo risultato è stato conseguito, principalmente, attraverso una politica di reciproco scambio dei lavori svolti tra le diverse Aziende, dalla possibilità di confronto venutasi a creare tra i vari soggetti coinvolti all'interno di ogni Azienda e dalla diffusione delle buone pratiche di contenimento dei rischi.

Si sta inoltre sviluppando tra gli attori del sistema, grazie a questo progetto formativo, una significativa "cultura del rischio e dei controlli". Tale sviluppo è favorito anche dal fatto che tutte le Aziende/Istituti del SSR stanno implementando, progressivamente, importanti strutture organizzative e funzioni di Controllo Interno, coerentemente con le indicazioni contenute nella DGR 975 del 18 giugno 2013 "Organizzazione delle aziende UU.LL.SS.SS. e Ospedaliere. Linee guida per la predisposizione del nuovo atto aziendale, per l'organizzazione del Dipartimento di Prevenzione e per l'organizzazione del Distretto socio sanitario. Articoli 3, comma 1 bis e articolo 7 bis, comma 1 del D.Lgs.502/1992 e s.m.e i.. L.R. 29 giugno 2012, n. 23"- Allegato A.

La Sezione regionale Controlli Governo e Personale SSR ha terminato da poco l'analisi dei nuovi Atti Aziendali, che a breve verranno sottoposti all'approvazione della Giunta Regionale evidenziando, per quanto riguarda la Funzione Controllo Interno, un sostanziale rispetto di quanto richiesto dalle sopracitate linee guida, pur rilevando che, in alcuni casi, lo stato a tendere della Funzione Controlli Interni è ancora differente rispetto all'attuale stato in essere, richiedendo quindi alcuni ulteriori sviluppi.

Con l'accrescere della cultura del controllo, il progetto potrà beneficiare di un'ulteriore spinta dall'operato della funzione di internal audit regionale, la cui attività è in fase di attivazione e non sarà circoscritta solamente a favorire e verificare lo stato di avanzamento ed il mantenimento del sistema di Controllo Interno. La funzione di internal audit regionale assumerà infatti un ruolo di regia tra le diverse funzioni di Controllo Interno delle Aziende/Istituti del SSR, promuovendo una funzione di coordinamento che si espliciterà vagliando i singoli piani di audit ed effettuando il monitoraggio dell'operato attraverso puntuali attività di verifica e test finalizzati a valutare l'efficacia e l'adeguatezza dei controlli.

Quanto esposto sino ad ora trova la sua concretizzazione nei risultati conseguiti a compimento delle attività svolte dalle Aziende del SSR nel 2012 e nel 2013:

-     a livello di SSR sono stati studiati 13 processi nel 2012, ai quali vanno sommati i 23 processi studiati nell'anno 2013, portando quindi il totale dei processi analizzati a 36 rispetto ai 40 previsti dall'elenco metodologico di identificazione dei processi delle Aziende ed Istituti del SSR, coprendo quindi circa il 95% del valore totale dei bilanci delle Aziende/Istituti del SSR;

-     ogni Azienda/Istituto ha studiato, analizzato il rischio, e definito, i piani di contenimento e miglioramento di cinque processi;

-     si stima che a livello di Azienda/Istituto i cinque processi studiati coprano circa il 30 - 50% del valore delle voci del bilancio aziendale;

-     le varie attività svolte nei due anni di riferimento (2012 e 2013) hanno visto la partecipazione in aula di circa 800 persone;

-     i vari percorsi formativi svolti hanno prodotto 324 piani di contenimento e 249 azioni di miglioramento: in media, quindi, ciascuna Azienda/Istituto ha sviluppato circa 2,6 piani di contenimento e 2,3 azioni di miglioramento per ciascun processo analizzato;

-     nel percorso "Gestione dei profili informatici" si è provveduto a:

-     completare l'analisi dei rischi derivanti dall'utilizzo delle procedure informatiche (sono state prodotte 25 procedure);

-     regolamentare la gestione degli accessi alle procedure informatiche;

-     eseguire i controlli di coerenza e completezza della gestione delle richieste (nuove, modifiche e annullamenti) dei profili, con la relativa riduzione del rischio contabile derivante dall'utilizzo delle procedure informatiche a supporto del funzionamento dei processi.

Alla luce dell'importanza degli obiettivi assegnati alle Aziende/Istituti del SSR dalla DGR 2533/2013 "Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei servizi per le Aziende ULSS del Veneto, l'Azienda Ospedaliera di Padova, l'Azienda Ospedaliera Universitaria Integrata di Verona e per l'IRCCS "Istituto Oncologico Veneto" - anno 2014", ed in particolare dell'obiettivo B.2.3, "attuare le attività di sviluppo del controllo interno per il governo dei rischi amministrativo contabili secondo le tempistiche definite dal progetto regionale", con lo scopo di realizzare tale obiettivo, quale modalità per definire le priorità della gestione anche per il 2014 saranno identificati degli obiettivi aziendali specifici per lo sviluppo del Sistema di Controllo Interno, al fine di mitigare e ridurre i rischi di tipo amministrativo-contabile.

In considerazione del ciclo di sviluppo del Sistema di Controllo Interno, dell'esperienza pregressa del progetto, dei suggerimenti forniti dalle Direzioni Strategiche aziendali e delle tappe del progetto pluriennale di Sviluppo del Sistema di Controllo Interno a livello regionale, di seguito si riportano le aree di sviluppo delle Aziende/Istituti del SSR individuate per il 2014:

-     formulare/aggiornare il piano triennale 2014-2016 di sviluppo del controllo interno per il governo dei rischi amministrativo-contabili entro il 30 giugno 2014;

-     implementare e diffondere la cultura della segregazione dei compiti nelle Aziende ed Istituti del SSR, quale strumento essenziale per la riduzione del rischio amministrativo-contabile;

-     sviluppare, al fine di identificare e ridurre i rischi prioritari - con l'attivazione delle opportune azioni di contenimento del rischio -, lo studio di 3 processi aziendali tramite la formazione ridotta che consente la personalizzazione del lavoro sviluppato da altre Aziende/Istituti del SSR, scelti dalla Sezione regionale Programmazione Risorse Finanziarie SSR;

-     continuare e completare lo studio dei processi individuati nel documento metodologico di identificazione dei processi delle Aziende ed Istituti del SSR;

-     portare a compimento le azioni di miglioramento ed i piani di contenimento relativi ai processi oggetto di analisi nel corso degli anni precedenti, attivando i test finalizzati a valutare l'efficacia dei controlli istituiti;

-     al fine di attivare degli incontri sullo stato di avanzamento dei lavori per i processi oggetto di studio negli anni 2012 e 2013, verranno organizzati degli specifici follow up tra Regione e rappresentanti delle Aziende/Istituti del SSR, con lo scopo di:

-     monitorare/rendicontare l'andamento dei percorsi formativi svolti;

-     segnalare eventuali ambiti di criticità emersi durante lo svolgimento delle attività;

-     raccogliere proposte per migliorare la qualità del servizio offerto;

-     sviluppare l'analisi dei profili informatici delle procedure relative ai processi studiati nel 2013;

-     attivare un percorso specifico per le Funzioni Controllo Interno aziendali e la funzione regionale di internal audit per la formazione nell'ambito dell'esecuzione degli audit e dei test di efficacia.

Al fine poi di supportare le Aziende/Istituti del SSR, nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.L. 35 del 8 aprile 2013 "Disposizioni urgenti per il pagamento dei debiti scaduti della pubblica amministrazione, per il riequilibrio finanziario degli enti territoriali, nonche' in materia di versamento di tributi degli enti locali", convertito in L. 6 giugno 2013, n. 64, e Titolo III, Capi I e III, del D.L. 66 del 24 aprile 2014 "Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale", si è deciso di predisporre un ulteriore percorso formativo che abbia come obiettivo la revisione del processo trasversale di gestione dei pagamenti ai fornitori, con la finalità di mettere le Aziende/Istituti del SSR nella condizione di eseguire il pagamento dei fornitori nel rispetto dei termini di legge previsti dalla normativa vigente, secondo gli scenari previsti a valle della seconda tranche di emissione di liquidità nel sistema, prevista dal sopra citato D.L. 35 del 2013.

L'attività formativa prevista, che sarà articolata in due fasi, come dettagliatamente descritto nell'Allegato A, inizierà con l'identificazione degli attori aziendali interessati a tale attività e la verifica dei dati di performance di pagamento dei fornitori Essa sarà differenziata per cluster di Aziende a seconda che, indipendentemente dalle risorse finanziarie disponibili, tali Aziende siano o meno tecnicamente già in grado di svolgere le attività costituenti tale processo trasversale nelle tempistiche di legge.

E' importante sottolineare, ai sensi di quanto disposto dall'articolo 2 del Decreto Interministeriale del 17 settembre 2012 sulla Certificabilità dei Bilanci, che gli Enti del Servizio Sanitario Nazionale devono garantire, sotto la propria responsabilità ed il coordinamento delle Regioni di appartenenza, la certificabilità dei propri dati e dei propri bilanci. È quindi di fondamentale importanza che tutte le attività fino a qui elencate siano sinergiche e complementari con le attività previste nel Percorso Attuativo della Certificabilità (PAC) e nella Revisione Volontaria di Bilancio. Infatti, al fine di rendere sinergico il Percorso sullo Sviluppo del Controllo Interno (SCI) con il Percorso Attuativo sulla Certificabilità (PAC) e la Revisione Volontaria di Bilancio, sono stati analizzati nel 2013 i processi a maggior impatto sui bilanci delle Aziende del SSR, come descritto nel sopracitato Allegato A.

Visti i risultati raggiunti e le positive considerazioni dei partecipanti, anche nel 2014, al fine di supportare tale importante processo organizzativo, è prevista una specifica attività di formazione personalizzata: le modalità di formazione utilizzate saranno caratterizzate anche in questa sessione dalla formula del training on the job, che ha dimostrato di consentire uno sviluppo efficiente dei contenuti.

L'ottimale riuscita del progetto dipenderà anche dalla funzione di Controllo Interno Aziendale, espletata da una struttura organizzativa specifica, formata da personale dedicato ed adeguatamente formato all'interno di ogni Azienda/Istituto del SSR, che fungerà da punto di riferimento nei futuri audit regionali.

Si procederà poi a strutturare e ad attivare anche la funzione di Internal Audit regionale, che avrà il compito di governare lo sviluppo progettuale in corso, e soprattutto di monitorare l'applicazione del Sistema di Controllo Interno a livello periferico, al fine di ottenere sinergie sistemiche a livello regionale.

Nello specifico la funzione di Internal Audit regionale avrà il compito di:

-     fornire supporto alle Aziende/Istituti del SSR nell'applicazione degli strumenti e metodi del Controllo Interno per la gestione dei rischi amministrativo-contabili, al fine di poter diffondere buone pratiche e modalità innovative ed efficaci di gestione del rischio amministrativo-contabile;

-     verificare l'avanzamento dei lavori (piani di miglioramento e azioni di contenimento) relativi agli anni 2012 e 2013, seguendo le indicazioni previste nelle schede riassuntive dei lavori svolti - che i docenti dei corsi hanno predisposto alla fine di ogni percorso formativo per ciascuna Azienda/Istituto coinvolto -, segnalando eventuali anomalie alle Direzioni Strategiche delle Aziende/Istituti interessati;

-     realizzare l'attività di auditing a livello di SSR, finalizzata a verificare l'implementazione del modello di sviluppo del Sistema di Controllo Interno ed eseguire gli audit/test di efficacia dei controlli relativi ai rischi prioritari dei processi studiati.

Cosi come per altri progetti formativi regionali l'intera gestione del percorso formativo sarà curata da Veneto Formss - Scuola di formazione manageriale in sanità e sociale S.c. a r.l. Le Aziende/Istituti del SSR hanno l'obbligo di iscriversi nei tempi e nei modi comunicati dalla Sezione regionale Programmazione Risorse Finanziarie SSR al fine di poter dare avvio all'organizzazione delle varie attività progettuali.

Il relatore conclude la propria relazione e propone all'approvazione della Giunta regionale il seguente provvedimento.

LA GIUNTA REGIONALE

Udito il relatore, il quale dà atto che la struttura proponente ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione statale e regionale;

Visto il D.L. 35 del 8 aprile 2013 convertito in L. 64 del 6 giugno 2013;

Visto il D.L. 66 del 24 aprile 2014;

Visto l'articolo 2, comma 2, lettera o), della L.R. 31 dicembre 2012, n. 54;

Visto il Decreto Interministeriale del 17 settembre 2012 sulla Certificabilità dei Bilanci;

Vista la propria Deliberazione n° 3140 del 14/12/2010;

Vista la propria Deliberazione n° 2369 del 29/12/2011;

Vista la propria Deliberazione n° 995 del 5/6/2012;

Vista la propria Deliberazione n. 1412 del 17/7/2012;

Vista la propria Deliberazione n° 501 del 16/4/2013;

Vista la propria Deliberazione n. 975 del 18/6/2013;

Vista la propria Deliberazione n° 1237 del 16/7/2013;

Vista la propria Deliberazione n° 2533 del 20/12/2013;

delibera

1.     di prendere atto di quanto esposto nelle premesse, che costituiscono parte integrante e sostanziale del presente provvedimento;

2.     di prendere atto della rendicontazione delle attività svolte nel corso degli anni 2012 e 2013 come descritta in premessa e nella relazione dal titolo "Progetto di sviluppo del Sistema di Controllo Interno presso Aziende ed Istituti del S.S.R. e presso l'I.Z.S. delle Venezie", di cui all'Allegato A alla presente deliberazione, della quale costituisce parte integrante e sostanziale;

3.     di approvare il percorso e gli obiettivi previsti per il 2014 per lo sviluppo del Sistema di Controllo Interno nelle Aziende ULSS ed Ospedaliere, nell'IRCCS "Istituto Oncologico Veneto" e nell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie, come descritti in premessa ed illustrati nel Piano delle attività previste per il 2014 di cui al sopracitato Allegato A;

4.     di dare mandato al Direttore Generale dell'Area Sanità e Sociale di mettere in atto, tramite la Sezione regionaleProgrammazione Risorse Finanziarie SSR, tutte le attività necessarie per consolidare e sviluppare il programma finalizzato alla creazione ed alla gestione di un sistema dei Controlli Interni nelle Aziende/Istituti del SSR;

5.     di dare atto che la presente deliberazione non comporta spesa a carico del bilancio regionale;

6.     di pubblicare la presente deliberazione nel Bollettino Ufficiale della Regione.

(seguono allegati)

Torna indietro