Bur n. 89 del 22 ottobre 2013

Materia: Enti locali

Circolare n. 1 del 10 ottobre 2013

"Determinazione criteri e modalità di rendicontazione delle spese sostenute dai Comuni per l'effettuazione delle consultazioni referendarie regionali".

Indirizzata ai Signori Sindaci dei Comuni del Veneto; e, p.c. ai Signori Prefetti del Veneto - Uffici Territoriali del Governo; ai Signori Presidenti delle Province del Veneto

- Loro sedi -

Si premette che i referendum consultivi regionali trovano fondamento, oltre che nell’articolo 133, comma secondo, della Costituzione, nell’articolo 27 della legge regionale statutaria 17 aprile 2012, n. 1 “Statuto del Veneto”, e che ai sensi dell’articolo 17 della legge regionale 12 gennaio 1973, n. 1 “Norme sull’iniziativa popolare per le leggi ed i regolamenti regionali, sul referendum abrogativo e sui referendum consultivi regionali”, le operazioni riguardanti i referendum consultivi, per gli aspetti organizzativi ed amministrativi, spettano alla Regione che può avvalersi delle Amministrazioni comunali interessate ai referendum stessi.

In merito si rammenta che ai sensi dell’articolo 28 della legge regionale 1/1973, le spese per lo svolgimento dei referendum sono a carico della Regione e, se anticipate da Comuni o Province, vengono rimborsate entro un anno dallo svolgimento delle operazioni.

Allo scopo di agevolare l’espletamento dei servizi relativi alle consultazioni referendarie regionali e per garantire il regolare pagamento delle spese, tutti i Comuni vorranno attenersi ai criteri e modalità di rendicontazione definiti dalla presente circolare, utilizzando altresì, per i dati e per la documentazione da trasmettere, i modelli allegati che costituiscono parte integrante della circolare.

Si richiama inoltre l’attenzione sul fatto che l’articolo 55, comma  8, della 27 dicembre 1997, n. 449 “Misure per la stabilizzazione della finanza pubblica", ha disposto che le Amministrazioni preposte alla organizzazione e allo svolgimento delle consultazioni elettorali sono tenute ad opportunamente razionalizzare i servizi al fine di realizzare l’auspicato contenimento delle spese.

Tutto ciò premesso si definiscono di seguito i criteri e le modalità di rendicontazione per le spese di che trattasi:

A) Spese ammissibili al rimborso effettuate dai Comuni per lo svolgimento della consultazione referendaria.

1) Competenze da corrispondere ai componenti dei seggi elettorali.

Gli articoli 15, comma 2 quater e 26, comma primo, della legge regionale 1/1973, equiparano gli onorari fissi forfettari da corrispondere ai componenti degli uffici elettorali di sezione a quelli fissati dall’articolo 3 della legge 16 aprile 2002, n. 62 "Modifiche ed integrazioni alle disposizioni di legge relative al procedimento elettorale; pertanto gli onorari da corrispondere attualmente risultano i seguenti:

I Comuni dovranno corrispondere detti onorari senza operare alcuna ritenuta di acconto in quanto, a norma dell’articolo 9, comma 2, della legge 21 marzo 1990, n. 53 “Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale”, gli onorari spettanti ai componenti gli uffici elettorali costituiscono rimborso spese fisso forfettario non assoggettabile a ritenute o imposte (ivi comprese quelle relative al bollo di quietanza) e non concorrono alla formazione della base imponibile ai fini fiscali.

Spetta altresì, ai soli presidenti di seggio, se dovuto, il trattamento di missione ai sensi dell’articolo 4 della legge 13 marzo 1980, n. 70 “Determinazione degli onorari dei componenti gli uffici elettorali e delle caratteristiche delle schede e delle urne par la votazione”, nella misura corrispondente a quella spettante ai dirigenti dell’amministrazione dello Stato con le limitazioni introdotte dall’articolo 1, comma 213 della legge 23 dicembre 2005 n. 266 “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2006)”.

2) Spese per la retribuzione di prestazioni straordinarie e buoni pasto.

Il rimborso dei compensi per lavoro straordinario è subordinato all’assunzione di preventiva autorizzazione (cosiddette “determinazioni”) che dovrà essere adottata dai responsabili dei servizi così come individuati dall’articolo 107 del Decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 “Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali”, entro 10 giorni dalla affissione dei manifesti da parte dei Sindaci per la convocazione dei Comizi referendari. I provvedimenti di autorizzazione devono specificare i nominativi del personale previsto, il numero di ore di lavoro straordinario da effettuare a fianco di ciascun nominativo e la specifica funzione da assolvere.

Il lavoro straordinario può essere autorizzato per un periodo che va dalla data di pubblicazione del manifesto di convocazione dei Comizi referendari fino al 30° giorno successivo alla data di svolgimento delle consultazioni.

A tale riguardo devesi rammentare che la mancata autorizzazione preventiva (tanto per il personale stabilmente addetto agli uffici interessati, quanto per quello assegnato quale integrazione provvisoria) impedisce il pagamento dei relativi compensi.

Per quanto concerne la liquidazione delle prestazioni rese dai Segretari comunali si fa presente che il Contratto Collettivo Nazionale di lavoro della categoria dei Segretari comunali e provinciali, relativo al quadriennio 1998-2001, all’articolo 37, ha ridefinito la struttura della retribuzione dei predetti Segretari. Pertanto, a tale categoria di personale, per effetto del criterio della onnicomprensività sancito dall’articolo 41, comma 6, dello stesso C.C.N.L., non possono essere più corrisposti compensi a titolo di straordinario elettorale.

Per quanto concerne la liquidazione delle prestazioni rese dal personale degli enti locali si fa presente che l’istituto del lavoro straordinario risulta attualmente disciplinato dall’articolo 14 del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (C.C.N.L.) per il personale non dirigente del comparto Regioni ed Autonomie locali – quadriennio normativo 1998-2001, in vigore dal 2 aprile 1999, come integrato dagli articoli 38 e 39 del successivo C.C.N.L. del 14 settembre 2000 e dall’articolo 16 del C.C.N.L. del 5 ottobre 2001.

L’articolo 39, come integrato dal predetto articolo 16, disciplinante, in particolare, il lavoro straordinario elettorale, dispone che tali prestazioni rese in occasione di consultazioni elettorali o referendarie, non concorrono ai limiti di cui all’articolo 14 richiamato.

Ai sensi del comma 2 del citato articolo 14, infatti, le risorse per compensare il lavoro straordinario possono essere incrementate con le disponibilità derivanti da specifiche disposizioni di legge connesse alla tutela di particolari attività ed in particolare di quelle elettorali.

Il comma 2 del medesimo articolo 39 ha introdotto, inoltre, la possibilità di remunerare le prestazioni di lavoro straordinario svolto dal personale titolare di posizioni organizzative, ex articolo 8 e seguenti del C.C.N.L. 31 marzo 1999, in deroga al principio di onnicomprensività del trattamento accessorio del citato personale, e quindi in aggiunta alla retribuzione di risultato.

Si fa presente, infine, che l’attività espletata dai dirigenti in occasione delle consultazioni elettorali e referendarie, dovendosi ricondurre alle funzioni agli stessi affidate, non può essere autonomamente retribuita con il compenso per prestazioni straordinarie.

Le spese sostenute dai Comuni per l’erogazione dei buoni pasto al personale che ha svolto lavoro straordinario saranno rimborsate limitatamente ai giorni in cui il lavoro straordinario è stato svolto per attività inerenti la organizzazione del referendum consultivo.

Non saranno rimborsate le spese eventualmente sostenute dai Comuni per l’utilizzo di personale tecnico amministrativo degli istituti scolastici.

3) Spese relative agli stampati non forniti dalla Regione Veneto.

Verrà rimborsato il costo sostenuto dai singoli Comuni per gli stampati indispensabili per il servizio referendario, con esclusione degli stampati di uso limitato e di scarso contenuto.

4) Spese per il trasporto di materiale referendario e di arredamento delle sezioni elettorali.

Sono soggette a rimborso le spese relative al trasporto del materiale referendario e degli arredi dai locali di deposito ai seggi e viceversa, ivi compreso il montaggio e lo smontaggio delle cabine.

Non è ammesso il rimborso per l’eventuale acquisto di beni mobili, né per l’affitto di locali adibiti ad uso diverso da quello di sezione elettorale.

Considerati gli adeguamenti previsti dall’articolo 2 della legge 62/2002, per quanto non coperto da finanziamento dalla medesima legge, relativamente all’acquisto di cabine elettorali, l’Amministrazione regionale concorrerà nei limiti del 10% della spesa, trattandosi di beni non deperibili e soggetti ad usi ripetuti nel tempo.

5) Spese per collegamenti telefonici.

Sono rimborsabili le spese per collegamenti telefonici straordinari nei giorni della votazione e per la raccolta dei dati e le spese per l’eventuale noleggio di telefoni cellulari; mentre non potranno essere rimborsate le spese relative alle ricariche telefoniche per l’impossibilità di riscontrare l’effettivo esclusivo utilizzo per le esigenze elettorali.

6) Spese per la propaganda referendaria.

Il rimborso riguarda le spese per l’acquisto di materiale di consumo vario necessario per l’installazione dei tabelloni utili per la propaganda referendaria.

Il rimborso delle spese per l’acquisto di nuovi tabelloni è subordinato a una richiesta specificatamente motivata e, in ogni caso, non potrà essere superiore al 10% della relativa spesa, posto che detti tabelloni potranno essere utilizzati, nel tempo, anche per altre consultazioni nazionali o locali.

7) Acquisto di materiale vario per l’allestimento dei seggi.

Sono rimborsabili anche le spese relative all’acquisto di materiale di consumo vario, purché necessario per l’allestimento dei seggi, compresa la cancelleria per gli uffici elettorali di sezione.

E’ in ogni caso escluso il rimborso di spese relative a lenzuola, cuscini, coperte ed effetti similari.

8) Spese per l’assunzione di personale a tempo determinato.

Sono rimborsabili le spese per l’eventuale assunzione di personale a tempo determinato, limitatamente al periodo intercorrente tra la data di pubblicazione del manifesto di convocazione dei comizi e il trentesimo giorno successivo alla consultazione stessa.

Non sono rimborsabili spese per contratti di fornitura di lavoro temporaneo di cui alla legge 24 giugno 1997, n. 196 “Norme in materia di promozione dell’occupazione”, tenuto conto del disposto dell’articolo 2, comma 4, del C.C.N.L. di Comparto del 14 settembre 2000, che esclude tali contratti per le attività di competenza del Sindaco quale Ufficiale di Governo, in cui rientra il servizio elettorale ex articolo 54 del d.lgs. 267/2000.

Non sono rimborsabili le spese per l’assunzione di personale con contratto di prestazione professionale.

9) Spese postali.

Sono rimborsabili le spese postali anticipate per la revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali finalizzate allo svolgimento della consultazione referendaria e per le comunicazioni ai cittadini residenti all’estero.

10) Spese per altre necessità.

Sono rimborsabili tutte le spese attinenti le consultazioni referendarie non previste nella casistica precedente (comprese quelle – eventuali – per il riscaldamento dei seggi), per oneri effettivamente sostenuti dai Comuni, a condizione che sia documentalmente dimostrata l’oggettiva necessità della spesa per l’organizzazione e lo svolgimento della consultazione referendaria.

B) Modalità della rendicontazione a carico di ogni Comune interessato.

La rendicontazione (come da modelli allegati alla presente circolare) verrà effettuata mediante l’utilizzo di un prospetto riassuntivo generale delle spese da rimborsare, nonché da prospetti dedicati a ciascuna specifica tipologia di spesa, contenenti gli indispensabili dati quali-quantitativi a dimostrazione degli oneri sostenuti.

Tale rendicontazione dovrà essere presentata alla Regione entro 6 mesi dalla data di effettuazione del referendum consultivo, termine che ha carattere perentorio per ciò che attiene al rimborso degli oneri per lavoro straordinario, ai sensi dell’articolo 15 del decreto legge 18 gennaio 1993, n. 8 “Disposizioni urgenti in materia di finanza derivata e di contabilità pubblica”, convertito con modificazioni dalla legge 19 marzo 1993, n. 68.

C) Dichiarazioni relative alla rendicontazione.

I prospetti dimostrativi delle spese che saranno presentate alla Regione per il rimborso devono essere compilati secondo i modelli allegati alla presente circolare ed essere inviati alla Regione del Veneto, Direzione Enti Locali, Persone Giuridiche e Controllo Atti – Fondamenta S. Lucia, Cannaregio 23 – 30121 VENEZIA, e corredati da:

a)  certificazione da parte del responsabile dell’Ufficio Elettorale comunale circa la congruità di tutte le spese presentate per il rimborso e la loro pertinenza agli adempimenti finalizzati allo svolgimento del referendum regionale consultivo;

b) certificazione dell’Ufficio di Ragioneria comunale che attesta che:

• le spese sono annotate nelle scritture contabili del Comune;
• le stesse sono state effettuate nel rispetto della normativa concernente la stipulazione dei contratti da parte dei Comuni;
• le singole tipologie di spesa sono comprese fra quelle definite negli ordinamenti e nelle circolari dello Stato e della Regione;
• non sussistono altri titoli di spesa per i quali sarà successivamente chiesto il rimborso;

c)  copia delle determinazioni di autorizzazione al lavoro straordinario;

d)  copia dell’eventuale provvedimento di assunzione di personale a tempo determinato;

Gli originali dei giustificativi di spesa devono essere conservati dai Comuni per un quinquennio a partire dalla data di riscossione del relativo rimborso, a disposizione dell’Amministrazione regionale che si riserva la facoltà di effettuare controlli anche a campione.

Ulteriori informazioni di carattere operativo, per quanto riguarda gli aspetti organizzativi della consultazione referendaria, saranno tempestivamente comunicate dal Dirigente responsabile della Direzione Enti Locali, Persone Giuridiche e Controllo Atti che è a disposizione per ogni occorrente adempimento.

Nell’esprimere la certezza dello scrupoloso rispetto dei criteri e delle modalità di rendicontazione definiti nella presente circolare, si ringrazia per la collaborazione che sarà offerta dalle Amministrazioni comunali, collaborazione che si pone come assolutamente indispensabile per assicurare che le consultazioni referendarie regionali avvengano nel pieno rispetto delle leggi.

Distinti saluti.

Il Presidente Dott. Luca Zaia

(Approvata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 1738 del 3 settembre 2013, ndr)

(seguono allegati)

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