Bur n. 26 del 08 marzo 2005

Materia: Elezioni amministrative

Circolare n. 2 del 18 febbraio 2005

Elezioni del Presidente della Giunta Regionale e del Consiglio Regionale del Veneto del 3 e 4 aprile 2005. Criteri di rendicontazione delle spese sostenute dai Comuni per lo svolgimento delle consultazioni elettorali.

(Indirizzata ai Signori Sindaci dei Comuni del Veneto e, p.c. Al Signor Prefetto di Venezia, Ufficio Territoriale del Governo - Loro Sedi)

In occasione delle prossime elezioni del Presidente della Giunta Regionale e del Consiglio Regionale del Veneto che si terranno nei giorni 3 e 4 aprile 2005, si ritiene opportuno fornire le seguenti istruzioni, al fine di garantire omogeneità in ordine alla rendicontazione delle spese sostenute dagli Enti interessati.
L'art. 21, comma 1, della legge 17 febbraio 1968, n. 108, dispone che "le spese inerenti all'attuazione delle elezioni dei consigli regionali, ivi comprese le competenze spettanti ai membri degli uffici elettorali, sono a carico delle rispettive regioni. Gli oneri relativi al trattamento economico dei componenti dei seggi elettorali e gli altri comunque derivanti dall'applicazione della legge, non facenti carico direttamente alle amministrazioni statali od alle regioni interessate, sono anticipati dai comuni e sono rimborsati dalle regioni in base a documentato rendiconto da presentarsi entro il termine perentorio di tre mesi dalla data delle consultazioni".
Il comma 2 della suddetta legge, dispone che "nel caso di contemporaneità della elezione dei consigli regionali con la elezione dei soli consigli provinciali o dei soli consigli comunali, vengono ripartite in parti uguali, tra la regione e gli altri enti interessati alla consultazione, tutte le spese derivanti da adempimenti comuni alle elezioni e che, in caso di sola elezione dei consigli regionali, sarebbero state a carico della regione. Il riparto, predisposto dai comuni interessati, è reso esecutivo dal Commissario del Governo per ciascuna regione (ora Prefetto di Venezia _ Ufficio Territoriale del Governo ai sensi dell'art. 10 della legge 5 giugno 2003, n. 131), sulla base della documentazione resa dai comuni stessi".
In relazione alle richiamate disposizioni i Comuni, eccezion fatta per quelli che rinnovano anche il Consiglio Comunale, dovranno presentare le rendicontazioni direttamente alla Regione del Veneto - Direzione Enti Locali, Deleghe Istituzionali e Controllo Atti, (via Poerio, 34 30172 MESTRE - VE; tel. 041/2795990-2795907), la quale, previa verifica in ordine alla regolarità e congruità delle spese, procederà al rimborso.
Allo scopo di semplificare e di accelerare il procedimento, si chiede ai Comuni di volersi attenere ai criteri ed alle modalità di rendicontazione definiti nella presente circolare, utilizzando altresì per i dati e per la documentazione da trasmettere i modelli allegati alla stessa.
Riguardo, invece, ai Comuni per i quali vi sarà coincidenza tra le elezioni del Presidente della Giunta Regionale, del Consiglio Regionale del Veneto e quelle per il rinnovo dei rispettivi Consigli Comunali, si chiede agli stessi di volersi attenere alle istruzioni contenute nelle circolari emanate dal Ministero dell'Interno e dalle Prefetture.
Contestualmente è opportuno evidenziare che sulla base dell'esperienza maturata nelle precedenti elezioni, con provvedimento della Giunta Regionale viene disposta l'erogazione a tutti i Comuni del Veneto di un congruo acconto sulle spese di che trattasi.
Con l'occasione si rammenta inoltre, che l'art. 55, comma 8, della legge finanziaria 27 dicembre 1997, n. 449, ha disposto che le amministrazioni preposte all'organizzazione ed allo svolgimento delle consultazioni elettorali debbono comunque razionalizzare i servizi al fine di realizzare un ulteriore contenimento delle spese rispetto a quelle scaturenti dalla normativa vigente.
Tutto ciò premesso, si ritiene opportuno definire i criteri e le modalità di rendicontazione per le spese di che trattasi, articolati in ordine alle seguenti tematiche:
A) tipologia delle spese, ammissibili a rimborso, effettuate dai Comuni per il rinnovo del Presidente della Giunta Regionale e del Consiglio Regionale del Veneto;
B) modalità di rendicontazione da parte dei singoli Comuni;
C) dichiarazioni relative alla rendicontazione.
A) Tipologia delle spese, ammissibili a rimborso, effettuate dai Comuni per il rinnovo del Presidente della Giunta Regionale e del Consiglio Regionale del Veneto.
1) Competenze da corrispondere ai componenti dei seggi elettorali.
Gli importi degli oneri fissi da corrispondere ai componenti degli uffici elettorali di sezione (n. 1 presidente, n. 4 scrutatori e n. 1 segretario) per l'elezione del Presidente della Giunta Regionale e del Consiglio Regionale sono quelli previsti dall'art. 1 della Legge 13 marzo 1980, n. 70, come sostituito dall'art 3, comma 1, della Legge 16 aprile 2002, n. 62:

Seggi normali
- Presidenti: £ 150
- scrutatori e segretari: £ 120
Per ogni elezione da effettuare contemporaneamente alla prima e sino alla quinta, gli onorari dei Presidenti sono maggiorati di £ 37 mentre per gli scrutatori ed il segretario sono maggiorati di £ 25.
Al Presidente ed ai componenti del seggio speciale spetta un onorario fisso forfettario, quale che sia il numero delle consultazioni che hanno luogo nei medesimi giorni, rispettivamente di £ 90 e di £ 61.
Spetta, altresì, ai soli Presidenti di seggio, il trattamento di missione (quando dovuto) ai sensi dell'art. 4 della legge 13 marzo 1980, n. 70, nella misura corrispondente a quella riservata ai dirigenti superiori dell'Amministrazione dello Stato, come definita prima dell'entrata in vigore del D.Lgs. 3 febbraio 1993, n. 29.

2) Spese per la retribuzione di prestazioni straordinarie.
Il periodo elettorale, ai fini del rimborso dei compensi per lavoro straordinario, inizia il giorno 17 febbraio 2005, data di affissione dei manifesti di convocazione dei comizi elettorali, e termina il 4 maggio 2005.
Inoltre, per gli adempimenti previsti dall'art. 1, comma 4, della Legge 23 febbraio 1995, n. 43, saranno a carico della Regione anche le spese per prestazioni di lavoro straordinario nel periodo dal 12 febbraio 2005 al 3 marzo 2005.
L'art. 15 del Decreto Legge 18 gennaio 1993, n. 8, convertito con modificazioni, dalla Legge 19 marzo 1993, n. 68, ha disposto che in occasione della organizzazione tecnica di consultazioni elettorali il personale dei Comuni, addetto ai servizi elettorali, può essere autorizzato, anche in deroga alle vigenti disposizioni, ad effettuare lavoro straordinario entro il limite medio di spesa di 50 ore mensili per persona e sino ad un massimo individuale di 70 ore mensili.
Pertanto, il "monte ore" si ottiene moltiplicando il predetto limite di 50 ore mensili per il numero di persone autorizzate, per il periodo intercorrente dalla data di pubblicazione del manifesto di convocazione dei comizi al trentesimo giorno successivo al giorno delle consultazioni stesse.
Il limite medio di spesa si applica solo ai Comuni con più di cinque dipendenti mentre, per i comuni aventi fino a cinque dipendenti, si applica esclusivamente il limite massimo individuale di 70 ore mensili per ciascuna persona. L'autorizzazione si riferisce al personale stabilmente addetto agli uffici interessati, nonché a quello che si intenda assegnarvi quale supporto provvisorio.
Si rappresenta che nella determinazione autorizzativa, da adottarsi entro dieci giorni dalla pubblicazione del manifesto di convocazione dei comizi elettorali, debbono essere indicati i nominativi del personale autorizzato, il numero di ore straordinario da effettuare con indicazione a fianco di ciascun nominativo degli specifici adempimenti elettorali da assolvere. La mancata autorizzazione preventiva inibisce il pagamento dei compensi per il periodo già decorso.
Le suddette determinazioni devono essere adottate, per legge, dai responsabili dei servizi, così come individuati dall'art. 107 del Testo Unico della legge sull'ordinamento degli enti locali, emanato con D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267.
Si fa presente, inoltre, che l'attività espletata dai dirigenti e segretari Comunali in occasione delle consultazioni elettorali, rientrando fra i compiti connessi alle funzioni affidate, non può essere autonomamente retribuita con il compenso per prestazioni straordinarie.

3) Spese relative agli stampati non forniti dallo Stato.
Possono essere rimborsati soltanto gli stampati o eventuali prodotti software sostitutivi, strettamente indispensabili per le necessità del servizio elettorale, escludendo comunque gli stampati di sporadico uso e di scarso contenuto.

4) Spese per il trasporto di materiale di arredamento delle sezioni elettorali.
Il rimborso attiene alle spese relative al trasporto degli arredi delle singole sezioni elettorali dai locali di deposito ai seggi e viceversa, ivi compreso il montaggio e lo smontaggio delle cabine.
Non sarà ammesso il rimborso per l'eventuale acquisto di cabine e di altri beni mobili, né per l'affitto di locali adibiti ad uso diverso da quello di sezione elettorale.
Sono, altresì, da rimborsare le spese relative ai trasporti che si rendessero necessari nei giorni della votazione ed in quelli precedenti e successivi, con particolare riguardo all'organizzazione del servizio per la raccolta delle notizie ed al collegamento con le sezioni elettorali dislocate in frazioni e località distanti dalla sede comunale, nonché le spese relative al recapito di plichi elettorali da effettuarsi a cura delle sezioni elettorali dei comuni.

5) Spese telefoniche.
Le spese per i collegamenti telefonici, nel giorno delle votazioni e per la raccolta dei dati, saranno rimborsate, semprechè esse siano strettamente correlate alle effettive necessità del servizio.

6) Spese per la propaganda elettorale.
Il rimborso attiene alle spese per l'acquisto di materiale di consumo vario occorrente per l'installazione dei tabelloni per la propaganda elettorale.
Nel caso di richieste di rimborso di spese per l'acquisto di nuovi tabelloni per la propaganda elettorale, occorrerà motivare specificatamente detti acquisti.
Il rimborso sarà comunque limitato al 10% della relativa spesa, posto che detti tabelloni potranno essere utilizzati, nel tempo, anche per altre consultazioni elettorali nazionali o locali.

7) Acquisto di materiale vario per l'allestimento dei seggi.
Il rimborso attiene all'acquisto di materiale di consumo vario, strettamente occorrente per l'allestimento dei seggi, compresa la cancelleria per gli uffici elettorali di sezione.
Si esclude in ogni caso il rimborso di spese relative a lenzuola, cuscini, coperte e materiale con effetto similare.

8) Spese per l'assunzione di personale a tempo determinato.
Qualora l'Ente non riesca a fronteggiare le particolari esigenze connesse alle consultazioni in parola con il personale in servizio e con il ricorso al lavoro straordinario potrà, ai sensi dell'art. 7, comma 1 lett. e), del contratto collettivo nazionale di lavoro, del 14 settembre 2000, procedere, con adeguata motivazione, nei limiti stabiliti dall'art. 1, comma 116, della legge finanziaria 30 dicembre 2004, n. 311, alla stipula di contratti individuali per l'assunzione di personale a tempo determinato relativamente al periodo strettamente necessario ai cennati adempimenti e, quindi, entro il periodo che intercorre tra la data di pubblicazione del manifesto di convocazione dei comizi, 17 febbraio 2005 ed il 4 maggio 2005, data in cui si conclude il mese successivo alla consultazione stessa (art. 15 della legge 68 del 1993).
Non saranno ammesse a rimborso le spese per le assunzioni di personale effettuate mediante contratti individuali, i quali non diano luogo alla costituzione di un rapporto subordinato con l'ente stesso.

9) Spese postali.
Il rimborso riguarda le spese postali anticipate per la revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali eventualmente non sostenute dallo Stato.

10) Spese per altre necessità.
Detta voce riguarda le spese non previste nella precedente elencazione, a condizione che esse riguardino oneri effettivamente sostenuti per specifici adempimenti organizzativi affidati ai Comuni, in misura riconosciuta congrua, nel rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti nelle singole materie e per i quali sia stata dimostrata, con formale documentazione, l'oggettiva necessità per l'organizzazione e lo svolgimento della consultazione elettorale.
Per quanto riguarda l'utilizzo del personale amministrativo, tecnico ausiliario scolastico, i compensi da corrispondere, secondo analoghe disposizioni impartite dal Ministero, saranno liquidati dai Comuni ed il relativo rimborso verrà erogato dalla Regione unitamente a quello delle altre spese che gli enti locali dovranno sostenere per l'organizzazione tecnica della consultazione elettorale.

B) Modalità della rendicontazione a carico di ogni Comune interessato.
La rendicontazione (come da modelli allegati alla presente circolare) avverrà mediante un prospetto riassuntivo generale delle spese da rimborsare nonché da prospetti dedicati a ciascuna specifica tipologia di spesa, contenenti gli indispensabili dati quali - quantitativi, a dimostrazione degli oneri sostenuti.
La rendicontazione dovrà essere presentata alla Regione entro 6 mesi dalla data di effettuazione della consultazione elettorale.
Il termine di cui sopra ( 4 settembre 2005) ha carattere perentorio per ciò che attiene al rimborso degli oneri per lavoro straordinario, a mente dell'art. 15 D.L. 8/1993, convertito nella L. 68/1993.

C) Dichiarazioni relative alla rendicontazione.
I prospetti dimostrativi delle spese che saranno presentate alla Regione per il rimborso devono essere compilati secondo i modelli allegati alla presente circolare ed essere inviati alla Regione del Veneto, Direzione Enti Locali, Deleghe Istituzionali e Controllo Atti, via Poerio, 34 - 30172 MESTRE (VE).
I prospetti in questione devono essere corredati di:
a) certificazione da parte del responsabile dell'Ufficio Elettorale comunale circa la congruità delle spese presentate per il rimborso e la loro pertinenza agli adempimenti finalizzati allo svolgimento della consultazione regionale.
b) certificazione dell'Ufficio Ragioneria comunale attestante che:
- le spese sono annotate nelle scritture contabili del Comune;
- le stesse sono state effettuate nel rispetto della normativa concernente la stipulazione dei contratti da parte dei Comuni;
- le singole tipologie di spesa sono comprese fra quelle definite negli ordinamenti e nelle circolari dello Stato e della Regione;
- non sussistono altri titoli di spesa per i quali sarà successivamente chiesto il rimborso;
c) opia delle determinazioni di autorizzazione al lavoro straordinario del personale;
d) copia dell'eventuale provvedimento di assunzione di personale a tempo determinato.
Gli originali dei giustificativi di spesa dovranno essere conservati dai Comuni per un quinquennio a partire dalla data di riscossione del relativo rimborso, ed esibiti a richiesta dell'Amministrazione Regionale che si riserva la facoltà di effettuare controlli anche a campione.
Nell'esprimere la certezza dello scrupoloso rispetto dei criteri e delle modalità di rendicontazione definiti nella presente Circolare, si precisa che la Direzione Regionale Enti Locali, deleghe istituzionali e controllo atti è a disposizione per ogni ulteriore successivo chiarimento.
Distinti saluti.

Il Presidente
On. Dott. Giancarlo Galan

(Approvata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 527 del 18 febbraio 2005)

(seguono allegati)

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